Rate Management Systeme - Frachttarife, Offerten, Frachtraten, Spot- und Tagespreise besser verwalten

von Johannes Wählisch

Die Begriffe Rate Management System oder Frachtraten Management System beschreiben eine Klasse von IT-Systemen bzw. Software, die Unternehmen in der Logistikindustrie dabei hilft den Einkauf ihrer Frachtraten besser zu überblicken und zu steuern. Logistikdienstleister bzw. Spediteure nutzen die Anwendungen, um ihre Einkaufsraten bei Carriern und Airlines zu hinterlegen und für ihre Organisationen und eigenen IT-Systeme verfügbar zu machen. Aber noch viel interessanter: Freight Rate Management Systeme helfen auch Verladern und Importeuren dabei ihre Frachtkonditionen von Logistikdienstleistern zu verwalten.

Rate Management Systeme für Luftfracht, Seefracht, Bahnfracht und Landverkehr

Auf dem Frachtmarkt hängen die zu verwaltenden Frachtraten von den einzelnen Verkehrsträgern ab. Während es im Luftfrachtbereich ausschließlich um Stückgutpreise geht, wird in der Seefracht zwischen Stückgutpreisen (Less-than-Container-Load bzw. LCL) und Containerpreisen (Full-Container-Load bzw. FCL) unterschieden. Das gleiche gilt für die Bahnfracht. Im Landverkehrsbereich wird nach Stückgut (Teilladungen) und Komplettladungen also ganzen LKW unterschieden.

Tagespreise gelten auch als Spot oder Adhoc Frachtangebote

Werden Frachtkosten bzw. Sendungskosten auf Tagesbasis bei Speditionen eingekauft, spricht man von sogenannten Adhoc-Preisen. Dabei handelt es sich immer um absolute Preise für eine ganz konkrete Sendung. Diese Sendungspreise können sich deutlich von den Frachtkosten aus den langfristigen Rahmenverträgen unterscheiden, da es z.B. verfügbare Frachtkapazität auf Schiffen oder in Flugzeugen gibt, die gefüllt werden soll. Dafür werden dann entsprechend niedrigere Preise von den Speditionen angeboten. Auch wenn Unternehmen für ihre regelmäßigen Transportvolumen auf Frachttarife zurückgreifen, ist es für sie sinnvoll gelegentlich auch Tagespreisanfragen bei ihren Spediteuren zu stellen. Das hilft Ihnen Frachtkosten zu sparen.

Frachttarife werden als generelle Angebote oder Offerten bezeichnet

Viele Verlader, die regelmäßig Fracht versenden, schließen mit ihren Speditionspartnern Kontrakte bzw. Rahmenverträge für einen gewissen Zeitraum ab. Die Dauer schwankt dabei von einem Monat, zu Quartal, Halbjahr, Jahr, bis hin zu mehreren Jahren. Gerade mehrjährige Rahmenvereinbarungen sind häufig Ergebnis einer Frachtausschreibung. Bei geringeren Frequenzen wird zwar manchmal auch von Frachtausschreibungen, häufig aber eher von Ratenaktualisierungen oder Raten-Updates gesprochen.

Die Frachttarife sind, etwas vereinfacht gesagt, Kilogramm- oder Container-Preise für verschiedene Leistungen bzw. Angebotspositionen. Aus diesen Werten lassen sich dann die absoluten Sendungskosten berechnen. Diese bekommt der Verlader bzw. Frachtzahler vom Spediteur auch in Rechnung gestellt.

Frachteinkauf und Procurement mit Rate Management Systemen

Der Einsatz manuell gepflegter Excel-Listen ist mittlerweile nicht mehr zeitgemäß. Mit ihnen lassen sich verschiedene Berechnungsgrundlagen nur schwer vereinheitlichen und Beträge in Fremdwährungen nur kompliziert umrechnen. Darüber hinaus sind Excelvorlagen zeitaufwendig in der Pflege. Verlader und Importeure egal welcher Größe fangen deshalb an sich mit Frachtraten Management Systemen technische Unterstützung beim Einholen, Vergleichen und Verwalten ihrer Frachtraten zu suchen. Unternehmen müssen bei der Auswahl eines eProcurement-Systems bzw. eines Rate Management Systems jedoch darauf achten, dass dies sowohl den Bereich der Frachtraten und Frachtofferten als auch den Bereich der Spot- und Tagespreisanfragen abdeckt.

Standard Webanwendungen als Frachtraten Management System von hohem Nutzen für Verlader

Neben klassischen Ausschreibungstools bzw. Rate Management Systemen sind vor allem Webanwendungen, sogenannte Cloud-Lösungen, für den Frachtbereich eine sehr gute Alternative. Mit diesen lassen sich leicht Ausschreibungen durchführen. Verlader und Importeure können diese als Frachtraten Management System nutzen, und auch ganz normale Ratenaktualisierungen und Offerten-Updates vornehmen. Der Aufwand ist dabei minimal, egal, ob die Aktualisierung jährlich, quartalsweise oder monatlich erfolgt. Einmal eingegebene Daten müssen kein zweites Mal eingegeben werden. Darüber hinaus haben Verlader die Möglichkeit sich auch Spot-Preise von ihren Speditionspartnern einzuholen und zu archivieren. So können Unternehmen  ihren gesamten Frachteinkauf sehr effizient steuern. Ein weiterer Vorteil dieser Rate Management Systeme ist, dass sie sehr einfach im Onboarding und der Benutzung sind und ein sehr gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis bieten.