Über die Bedeutung von Transportkosten für Unternehmen – Transportkosten berechnen in wirtschaftlich guten sowie schlechten Zeiten

von Maike Hoffmann

„Transportkosten“ ist für Industrieunternehmen, Handelsunternehmen, Versender Speditionen, Carrier und Airlines ein geläufiger Begriff. Welche Rolle spielen sie für diese Unternehmen? Wie berechnen Unternehmen Transportkosten? Und wie sollten Unternehmen mit diesem Kostenblock in wirtschaftlich guten und schlechten Zeiten umgehen? Und welche Vorteile hat es, Transportkosten online zu berechnen?

Definition Transportkosten und Unterschied zu Frachtkosten

Transportkosten sind der Wert in einer bestimmten Währung, der für die Erbringung einer Transportdienstleistung von einer Spedition an einen Versender abgerechnet wird. Dabei sind die Frachtkosten nur ein Bestandteil der gesamten Transportkosten.

Transportkosten berechnen im manuellen Prozess

Um es direkt zu sagen: Es gibt keine einheitliche Formel Transportkosten zu berechnen. Üblicherweise senden Speditionen ihre Angebote als PDF-Dokument per Mail an ihre Kunden, die Versender. Die Angebote unterscheiden sich im Regelfall in den Leistungsarten und in der Berechnungslogik der einzelnen Positionen. Die Angebote können häufig nur durch Fachpersonal in einem manuellen Prozess aufbereitet und mit einer einheitlichen Logik in eine vergleichbare Form „übersetzt“ werden. Wie gut die Qualität des Ergebnis dieses Prozesses ist, hängt häufig von den Fähigkeiten der einzelnen Personen ab.

Transportkosten kalkulieren mit Excel ist sehr fehleranfällig

Auch die Transportkosten mit Excel zu kalkulieren unterscheidet sich leider nicht von anderen manuellen Prozessen. Der Prozess ist recht fehleranfällig, da Werte manuell aus Emails und PDF-Dokumenten herauskopiert und in Excel-Vorlagen eingefügt werden müssen. Auch diese Vorlagen müssen fortlaufend manuell an neue Begriffe oder veränderte Zellbezüge angepasst werden. Leider fallen diese Fehler häufig nicht direkt auf und folglich sind Berechnungen fehlerhaft und führen im schlimmsten Fall zu sehr teuren Fehlentscheidungen. Auch Urlaubs- und Tätigkeitsübergaben innerhalb eines Teams sorgen für Probleme, da die komplexen manuellen Prozesse häufig von einer einzigen Person durchgeführt werden und im Detail nicht von den KollegenInnen nachvollzogen werden können. Gerade in kritischen Situationen kann dies zu falscher Berechnung von Transportkosten und dementsprechend teuren Fehlern führen.

Hoher finanzieller Schaden bei falscher Berechnung der Transportkosten

In vielen Unternehmen werden Transportkosten nicht nur im Versand und der Logistik, sondern auch im Vertrieb berechnet. Dort gilt es, den Anteil der Transportkosten an den Gesamtkosten eines Produkts zu berechnen. Dadurch entsteht nicht nur doppelte Arbeit in unterschiedlichen Abteilungen, auch können die bereits beschriebenen Fehler im Verkauf erneut passieren. Bei fehlerhaften Produkt-Preiskalkulationen kann dies schnell zu finanziellen Schäden im fünfstelligen Bereich für die Unternehmen führen. Es lohnt sich also alternativ darüber nachzudenken, Transportkosten für Paletten, Transportkosten per Containerschiff oder der Luftfracht systemunterstützt zu berechnen.

Transportkosten berechnen sichert Liquidität

Gerade in langfristig gültigen Offerten werden häufig lediglich Preise für eine bestimmte Einheit angeboten, z.B. Kosten je Sendung, Packstück, kg oder Container, um nur einige Beispiel zu nennen. Wieviel eine konkrete Sendung unter Berücksichtigung der Packstückmaße und des Sendungsgewichts kostet, geht aus dem Angebot nicht direkt hervor. Unternehmen müssen also, basierend auf den generellen Offerten, die Sendungskosten für jede einzelne transportierte Sendung ausrechnen und diesen Wert mit den durch die Spedition abgerechneten Kosten vergleichen. Stimmen die Werte nicht überein, sollten Unternehmen die Rechnung ggf. korrigieren lassen und damit Liquidität für ihr Unternehmen sichern. Mittlerweile ist der Wettbewerbsdruck für Unternehmen dauerhaft hoch, jedoch sollten Versender gerade in Zeiten wirtschaftlichen Abschwungs darauf achten, Liquidität zu sichern. Dies können sie  zum einen durch die Auswahl von Speditionen mit marktkonformen Transportkosten machen, zum anderen aber auch durch eine detaillierte Abrechnungskontrolle. Beide Maßnahmen basieren auf einer korrekten Berechnung der Transportkosten.

Qualität der Transporte darf nicht vernachlässigt werden

Transportkosten korrekt zu berechnen und gleichzeitig marktkonforme Transportkosten je Palette, Container oder Sendung zu erreichen, ist für Unternehmen eine absolute Notwendigkeit. Dies darf jedoch nicht verwechselt werden mit „Preisdrückerei“ zu Lasten der Transportqualität. Eine hohe Transportqualität ist wichtig, um die Supply Chain stabil zu halten und Kunden dauerhaft zufrieden zu stellen. Transportqualität und richtige Berechnung von Transportkosten stehen also nicht im Widerspruch zueinander, sondern sind miteinander verbunden.

Mit Webanwendungen Transportkosten online berechnen

Transportkosten online zu berechnen etabliert sich zunehmend als Standard in vielen Industrien. In Webanwendungen können Transportkosten sehr einfach berechnet und verglichen werden, weswegen die manuelle Datenaufbereitung mit Excel komplett entfällt. Logistik, Versand, Verkauf und andere Abteilungen können von überall auf die notwendigen Daten zugreifen, ohne sich Exceldokumente per Mail schicken zu müssen. Meist bieten die Anwendungen neben dem Berechnen der Transportkosten auch Funktionen wie Transportkosten buchen und kontrollieren. Damit vermeiden Unternehmen nicht nur kostspielige Fehler und sparen dazu noch eine Menge Zeit, viele Webanwendungen sind zudem sehr einfach zu bedienen und bieten ein sehr hohes Kosten-Nutzen-Verhältnis.