Von der Blindkopie-E-Mail zur belastbaren Datenbasis: Wie technotrans seinen Spot-Transporteinkauf transformiert hat
Seefracht, Luftfracht, Teilpartien, Import- und Exporttransporte: Alles außerhalb des Stückgutnetzwerks vergab technotrans noch vor einem Jahr über E-Mail-Verteiler. Angebote trafen in unterschiedlichen Formaten ein, ein systematischer Vergleich war kaum möglich, Transparenz und Nachverfolgbarkeit blieben begrenzt.
Heute steuert das Unternehmen dieselben Ausschreibungen strukturiert über Oyaso. Einheitliche Angebotsvorlagen, eine zentrale Datenbasis und aussagekräftige Auswertungen schaffen Transparenz und Vergleichbarkeit. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen direkt in Preisverhandlungen und Dienstleistergespräche ein. Ein Praxisbericht aus dem Münsterland.
Luft-, Seefracht, Landverkehr
Import & Export
strukturiert
Einsparung p.a.
technotrans – Thermomanagement für anspruchsvolle Industrien
Die technotrans SE ist ein global agierender Technologie- und Dienstleistungskonzern. Die Kernkompetenz des Unternehmens sind anwendungsspezifische Lösungen aus dem Bereich des Thermomanagements. Als integraler Bestandteil der Kundensysteme dienen diese der energetischen Optimierung und Steuerung des Temperaturhaushalts anspruchsvoller technologischer Anwendungen.
Mit 17 Standorten ist der Konzern auf allen wichtigen Märkten weltweit präsent. Auf Basis der Strategie Ready for Growth hat technotrans die 4 Fokusmärkte Plastics, Energy Management, Healthcare & Analytics und Print definiert. Der Konzern verfügt über 6 Produktionsstandorte in Deutschland sowie jeweils einen Produktionsstandort in China und den USA. Die technotrans SE beschäftigt weltweit rund 1.440 Mitarbeitende und erzielte Im Geschäftsjahr 2025 einen Umsatz in Höhe von 244,0 Mio. €.
Der Transporteinkauf arbeitet zweigleisig: Für Stückgut- und Paketsendungen wurden Rahmenverträge verhandelt. Alle weiteren Transporte werden am Spotmarkt angefragt.
Dezentrale Informationsverwaltung ohne einheitliche Transparenz
Für Seefracht, Luftfracht und Landverkehr schrieb das Team die Spediteure einzeln an – per E-Mail, meist in Blindkopie an zwei oder drei Adressaten. Die Antworten liefen in unterschiedlichen Formaten zurück. Ein systematischer Abgleich fand nicht statt, eine gemeinsame Ablage ebenso wenig.
Das Team kontaktierte die Spediteure für See-, Luft- und Landfracht separat per E-Mail, häufig mit mehreren Empfängern im Blindkopie-Verteiler. Die eingehenden Antworten lagen in unterschiedlichen Formaten vor. Eine zentrale Datensammlung, ein strukturierter Informationsabgleich sowie eine gemeinsame Ablage existierten nicht.
Kein transparentes Anfragemanagement
Der Bearbeitungsstand von Anfragen war nicht zentral nachvollziehbar. Rückmeldungen mussten in einzelnen E-Mail-Postfächern recherchiert werden, wodurch Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Steuerung deutlich erschwert wurden.
Angebote und Kostenvergleich ohne einheitliches Raster
Die eingehenden Angebote unterschieden sich hinsichtlich Aufbau, Detailtiefe und Darstellung der Kosten. Ein direkter Vergleich der einzelnen Transportabschnitte war kaum möglich. Auch die Gegenüberstellung einzelner Kostenpositionen erwies sich als aufwendig und fehleranfällig.
Vertretungen als Schwachstelle im Prozess
Bei Abwesenheiten fehlte ein zentraler Überblick über laufende Anfragen und eingegangene Rückmeldungen. Vertretungen waren auf die manuelle Durchsicht fremder Postfächer angewiesen und konnten nicht sicher ausschließen, relevante Informationen zu übersehen.
Gefühle statt Kennzahlen
Welcher Spediteur ist tatsächlich zu teuer? Wer liefert die besten Angebote? Wer erhält die meisten Aufträge? Ohne strukturierte Datengrundlage blieben diese Fragen weitgehend unbeantwortet. Es fehlten Transparenz, Nachvollziehbarkeit und aussagekräftige Fakten für fundierte Entscheidungen und Verhandlungen.
Die Software Oyaso - ein Schema für alle Spot-Transporte
Oyaso ersetzt den E-Mail-Verteiler durch eine strukturierte Anfrage. Alle Dienstleister geben ihr Angebot in derselben Maske ab, nach denselben Kategorien. Der Vergleich entsteht automatisch. Weil die meisten Spediteure die Plattform bereits kennen, entfiel eine Anlernphase; ein IT-Projekt war für die Einführung nicht nötig.
Einheitliches Angebotsraster
Preise stehen kategorienweise nebeneinander statt in Fließtext-Mails.
Vergleich bis zu Teilabschnitten
Jeder Abschnitt des Transports ist einzeln sichtbar, Grundlage für gezieltes Nachfragen.
Anfragen kopieren
Bestehende Vorgänge duplizieren, neue Packmaße eintragen, senden. Neuerfassung entfällt.
Packlisten per KI erfassen
Packliste hochladen, Daten werden per KI ausgelesen. Nur einmal prüfen und versenden.
Was im Versand-Alltag den Unterschied macht
Dienstleister-Einzelbericht
Die meistgenutzte Auswertung. Vor jedem Abstimmungsmeeting mit dem Rahmenvertragspartner zieht das Team den Bericht und legt ihn dem Key Account vor – inklusive Antwortquote je Dienstleister.Zentrale Anfrage-Übersicht
Anfragen, Angebote und Vergaben liegen an einem Ort. Vertretungen sehen den Stand sofort, ohne fremde Postfächer zu öffnen.Plausibilität auf Positionsebene
Auffällige Preisabstände fallen direkt auf. Fehlende Positionen lassen sich klären, bevor der Auftrag rausgeht.
„Früher haben wir Transportanfragen aufwendig per E-Mail an die Spediteure versendet. Eine zentrale Nachverfolgung gab es nicht. War ein Kollege im Urlaub oder krank, musste häufig dessen Postfach durchsucht werden, um den Bearbeitungsstand zu klären oder eingegangene Angebote zu finden. Mit Oyaso hat sich dieser Aufwand deutlich reduziert. Die Anwendung ist intuitiv und bewusst einfach gehalten, was von allen Beteiligten sehr geschätzt wird. Zudem unterstützt Oyaso den Einsatz von KI sinnvoll und praxisnah, wodurch unsere Prozesse zusätzlich effizienter geworden sind.“
- Tobias Wiedenlübbert
Teamleiter Transportkoordination
„Früher hatten wir vor allem Erfahrungswerte, heute haben wir Daten. Da jedes Angebot anders aufgebaut war, fehlte eine belastbare Vergleichsgrundlage. Oyaso bringt alle Angebote in ein einheitliches Schema und schafft damit vollständige Transparenz über Kosten und Leistungen. Auffällige Abweichungen erkennen wir sofort und können gezielt nachfassen. Das verbessert nicht nur die Qualität unserer Entscheidungen, sondern unterstützt auch unsere ‚Ready for Growth‘-Strategie.“
- Andreas Mense
Senior Director Logistics
Was die Umstellung der Spotsendungen gebracht hat
Nach rund einem Jahr im Einsatz läuft der gesamte Spotmarkt-Bedarf über die Plattform. Export- und Importtransporte laufen vollständig darüber. Der Nutzen zeigt sich im Tagesgeschäft, im Kostenvergleich und in den Dienstleistergesprächen.
375
vergebene Transporte p.a.
1000+
eingegangene Angebote p.a.
68.000€
Transportkosten gespart p.a.
45.000€
Prozesskosten gespart p.a.
113.000€
Gesamtkosten gespart p.a.
Vom E-Mail-Verteiler zum Steuerungsinstrument
Die Einführung lief ohne IT-Projekt: Zugänge anlegen, Spediteure hinterlegen, anfragen, Aufträge erteilen.
Früher
Anfrage-E-Mail in Blindkopie an zwei, drei Spediteure
Jedes Angebot anders aufgebaut
Ablage verteilt über einzelne Postfächer
Bei Vertretung fremdes Postfach durchforsten
Steuerung mit viel Bauchgefühl
Heute
Strukturierte Anfrage aus der Plattform
Einheitliches Raster und direkt vergleichbar
Zentrales Archiv aller Vorgänge
Status jederzeit für jeden sichtbar
Steuerung mit Übersicht und Berichten
Der Transport Spotmarkt verträgt keine Blindkopie-Emails mehr
Was technotrans erlebt hat, kennen Logistikteams in der produzierenden Industrie flächendeckend. Verträge decken das Grundgeschäft ab – der Rest entscheidet über Marge und Lieferfähigkeit.
Wissen im Team halten
Dokumentierte Prozesse überstehen Urlaub, Krankheit und Personalwechsel.
Verhandeln mit Belegen
Ohne Antwortquoten und Vergabedaten bleiben Jahresgespräche eine Frage der Einschätzung.
Volatile Raten
Preisschwankungen lassen sich nur mit breiten, schnellen Vergleichen abfangen.
Bereit, Ihre Spot-Transporte zu digitalisieren?
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