Jak mohou firmy rozumně realizovat nákladní výběrová řízení nebo výběrová řízení na přepravy

Popsaný proces nemusí být prováděn v přesné formě. Odesílatelé některé z těchto kroků vynechávají, kombinují je nebo přizpůsobují svým interním procesům.

Tento krok se týká přijímání písemných informací o poskytovateli logistických služeb. Poté mají příležitost prezentovat svou společnost včetně pracovních metod, procesů, firemní sítě, prodeje a obchodních údajů. To zahrnuje také informace, jako jsou platební podmínky a převzetí odpovědnosti. To slouží ke kvalifikaci poskytovatelů logistických služeb ak vybudování skupiny logistických partnerů, kteří mohou být zahrnuti do pozdějších kol výběrových řízení na přepravu zboží. Odpadají zde poskytovatelé logistických služeb, kteří vzhledem ke své podnikové struktuře nepřicházejí v úvahu.

Poskytovatelé logistických služeb jsou požádáni, aby vysvětlili svůj koncept logistiky. Jde jí o podrobnější popis logistických procesů a postupů. Které předpřepravy, hlavní přepravy, povozy se používají, jak se zásilky překládají a balí, jak jsou přepravy zabezpečeny a pojištěny, kteří dopravci a letecké společnosti jsou využívány atd. Z toho mohou odesílatelé odvodit silné a slabé stránky logistiky poskytovatelů služeb a v jaké formě je můžete využít při vlastním zpracování přepravy.

Aby poskytovatelé logistických služeb mohli podávat kompletní nabídky přepravy, musí obdržet určité informace. K tomu musí odesílatelé stáhnout, připravit a konsolidovat svá data o přepravě ze systémů řízení dopravy (TMS) nebo systémů plánování podnikových zdrojů (ERP). Odesílatelé dále musí specifikovat, na které vztahy nebo obchodní cesty se chtějí dotazovat, jaké nákladové body by měly být nabídnuty, s jakými výpočetními základy (např. na zásilku, kontejner, TEU, B/L, AWB, celní odbavení, hmotnostní, objemový poměr pro různé druhy dopravy a vztahy). To také zahrnuje detailní výpis struktury zásilek s počtem zásilek, třídou nebezpečného zboží, bezpečnostním stavem, Incoterms (mezinárodní obchodní podmínky) a informacemi o stohovatelnosti. Všechny tyto parametry a informace by měly být co nejpřesněji definovány v nabídkové struktuře, aby poskytovatelé logistických služeb mohli podávat kompletní nabídky, nevznikaly dotazy ani zvýšená komunikační náročnost a podávané nabídky byly skutečně srovnatelné. V opačném případě není možné, aby poskytovatel služeb předkládal správné nabídky přepravy, ani je přepravce nemůže adekvátně analyzovat a porovnávat.

Dokumenty jsou poté zaslány předem vybranému kvalifikovanému poskytovateli logistických služeb nebo uloženy na portálech výběrových řízení, portálech výběrových řízení a platformách výběrových řízení.

U mnoha výběrových řízení na přepravu a platforem výběrových řízení se poskytovatelé logistických služeb musí nejprve zaregistrovat. Najdete zde veškeré zadávací dokumenty včetně excelových listů, excelových šablon nabídek, Excelu a nabídkových matic. Zde si poskytovatelé logistických služeb mohou prohlížet všechna data a specifikace relevantní k nabídce, vyplňovat, upravovat, kontrolovat a odesílat tabulky nabídek.

Nabídky přepravy předložené poskytovateli logistických služeb lze analyzovat a porovnat s různými dashboardy, standardními zprávami a zprávami po odeslání první nabídky. Pro ještě individuálnější analýzu dat nabídky je lze exportovat do Excelu. To, co komplikuje analýzu čísel, je informace o ceně, která byla předložena jako text. Jednotlivé nákladové položky jako stání, zadržení, doba skladování zdarma, stání, plováky nafty a paliva nebo přepočty směnných kurzů se mohou výrazně lišit. I když tyto náklady na přepravu obvykle nevznikají, je třeba je zohlednit při zadávání přepravy nebo výběru logistického partnera.

Po kvalitativním posouzení přepravní služby a výkonu poskytovatele logistických služeb a porovnání sazeb přepravného a přepravních podmínek začíná kompletace výběrového řízení na přepravu. Probíhají individuální jednání s poskytovateli logistických služeb. Jednotlivé aspekty logistického konceptu lze měnit a znovu projednávat nákladové složky. To lze provést i v několika kolech nebo formou dopravních aukcí. Nakonec se přepravci rozhodnou, za jakých podmínek a po jakou dobu chtějí spolupracovat s určitými poskytovateli logistických služeb. Za tímto účelem se sepisují přepravní smlouvy a přidělují se příplatky.

Obecně platí, že všechny údaje o nabídce od poskytovatele logistiky jsou archivovány a odesílatel si je může kdykoli prohlédnout. Dohodnuté podmínky jsou obvykle uloženy v různých IT systémech odesílatele s dalšími kroky zpracování v Excelu, takže podmínky jsou k dispozici pro kalkulaci produktu, audit přepravy, kontrolu přepravy a kontrolu fakturace. Tím je dosaženo transparentnosti a zabezpečení auditu.

Tendr na přepravu je tedy velmi složitý i ve svých jednotlivých krocích a vyžaduje vysokou úroveň dopravních a spedičních znalostí. Musíte také znát a umět velmi dobře používat své IT systémy. Manipulace s daty a jejich příprava také vyžadují odpovídající znalosti. Celkově jde o poměrně složitý proces, který mnoho přepravců podceňuje. Pokud vůbec, dělají to jen jednou za rok nebo za dva roky.

I když zasílatelé provádějí nabídková řízení na přepravu nákladů prostřednictvím elektronického získávání zdrojů, elektronického zadávání veřejných zakázek, online aukčních nástrojů nebo jiných platforem pro nákladní dopravu, musí počítat s velkým úsilím při přípravě a komunikaci. Výběrové řízení je také velmi složité pro poskytovatele logistických služeb. Musíte se zaregistrovat na různých portálech a seznámit se s nástroji. Zejména registrace a správa uživatelů je pro ně velmi nevýhodná.

Mnoho služeb není nijak zvlášť uživatelsky přívětivých. Je také patrné, že často existuje velký přebytek dat bez konkrétního využití. Existuje mnoho reportů a dashboardů, které simulují cenovou transparentnost, ale z nichž je obtížné odvodit konkrétní doporučení k akci. Srovnávací měřítko pro obecný trh je také zřídka užitečné pro přepravce, protože se musí soustředit na co nejchytřejší využití své vlastní kupní síly na trhu.

Obecně platí, že mnoho platforem pro výběrová řízení a poradenských služeb při výběrových řízeních nabízí relativně nízký poměr nákladů a přínosů.