Spočítejte si náklady na dopravu v době konjunktury a hospodářské krize

Přepravní cena je hodnota v konkrétní měně, která je účtována za poskytnutí přepravní služby od přepravní společnosti k přepravci. Náklady na dopravu jsou pouze částí celkových nákladů na dopravu.

Na rovinu: Jednotný vzorec pro výpočet nákladů na dopravu neexistuje. Zasílatelé obvykle zasílají své nabídky jako PDF dokument svým zákazníkům, přepravcům, e-mailem. Nabídky se většinou liší v typech služeb a v logice výpočtu jednotlivých položek. Nabídky mohou být často připraveny pouze odborným personálem v ručním procesu a „přeloženy“ do srovnatelné podoby s použitím jednotné logiky. Kvalita výsledku tohoto procesu často závisí na dovednostech jednotlivce.

Výpočet přepravních nákladů v Excelu se bohužel neliší od jiných manuálních procesů. Tento proces je poměrně náchylný k chybám, protože hodnoty je třeba ručně zkopírovat z e-mailů a dokumentů PDF a vložit do šablon aplikace Excel. Tyto šablony je také nutné průběžně ručně přizpůsobovat novým podmínkám nebo měnit odkazy na buňky. Bohužel tyto chyby často nejsou hned patrné a následně jsou výpočty chybné a v nejhorším případě vedou k velmi drahým chybným rozhodnutím. Problémy působí i předávání dovolených a aktivit v rámci týmu, protože složité manuální procesy často provádí jedna osoba a kolegové jim do detailu nerozumí. Zejména v kritických situacích to může vést k nesprávné kalkulaci přepravních nákladů a patřičně drahým chybám.

V mnoha firmách se náklady na dopravu kalkulují nejen v expedici a logistice, ale také v tržbách. Tam je nutné vypočítat podíl nákladů na dopravu na celkových nákladech na produkt. To má za následek nejen dvojí práci v různých odděleních, ale mohou se opakovat již popsané chyby v prodeji. Nesprávná kalkulace ceny produktu může rychle vést k finanční škodě v pětimístném rozsahu pro společnost. Vyplatí se proto zamyslet se nad alternativním kalkulováním přepravních nákladů palet, přepravních nákladů kontejnerovou lodí nebo leteckou přepravou pomocí systému.

Zejména v dlouhodobých nabídkách jsou ceny často nabízeny pouze za konkrétní jednotku, například náklady na zásilku, balík, kg nebo kontejner, abychom jmenovali alespoň některé. Kolik stojí konkrétní zásilka s přihlédnutím k rozměrům balíku a hmotnosti zásilky není z nabídky přímo patrné. Na základě obecných nabídek musí tedy společnosti vypočítat přepravní náklady pro každou jednotlivou přepravovanou zásilku a porovnat tuto hodnotu s náklady účtovanými přepravcem. Pokud se hodnoty neshodují, měly by společnosti nechat fakturu v případě potřeby opravit a zajistit tak likviditu své společnosti. Mezitím je konkurenční tlak na společnosti trvale vysoký, ale odesílatelé by se měli postarat o zajištění likvidity, zejména v době hospodářského poklesu. Na jednu stranu to můžete udělat výběrem spedičních firem s náklady na dopravu v souladu s trhem, ale na druhou stranu můžete také provádět podrobné kontroly fakturace. Obě opatření jsou založena na správné kalkulaci přepravních nákladů.

Správně vypočítat přepravní náklady a zároveň dosáhnout tržních přepravních nákladů na paletu, kontejner nebo zásilku je pro firmy naprostou nutností. Nesmí se to však zaměňovat s „potlačením ceny“ na úkor kvality dopravy. Vysoká kvalita přepravy je důležitá pro udržení stabilního dodavatelského řetězce a pro udržení spokojenosti zákazníků po dlouhou dobu. Kvalita přepravy a správná kalkulace přepravních nákladů tedy nejsou v rozporu, ale spolu souvisí.