Transport Management System: für effiziente Vergaben
Kein Wildwuchs aus Excel-Listen, keine Frachtanfrage per E-Mail-Kette. Stattdessen: ein Transport Management System,
das Ihre gesamte Transportvergabe compliance-konform bündelt – gruppenweit, nachvollziehbar, sofort einsatzbereit.
Das Wichtigste in Kürze
- Vergabearten: Tagespreis für Einzelfälle und Projekte, feste Rate für alles, was sich wiederholt.
- Drei Systemtypen am Markt: Plattform-Suite, Spezialist für die Vergabe, TMS-Modul im ERP
- Vier Kennzahlen: Frachtkosten je Strecke und Kilogramm, Preisabstand, Rückmeldequote, Vergabequote
- Entscheidendes Auswahlkriterium: Ihre Bestandsspediteur:innen antworten per E-Mail-Link, ganz ohne Login oder Registrierung
- Belegter Effekt: Der Aufwand für Frachtanfragen sinkt mit Oyaso um rund 80 %
- Einführung: Vier Schritte bis zum ersten Report ohne Vorarbeit und IT-Projekt
Was ist ein Transport Management System und welche Vorteile hat es?
Ein Transport Management System führt Frachtanfragen, Angebote, Aufträge und Auswertungen in einer gemeinsamen Datenbasis zusammen. Als verladendes Unternehmen vergeben Sie über die Transport Management Plattform Transportleistungen an Ihre Speditionen, die wiederum mit derselben Systemklasse Disposition und Fahrzeugeinsatz steuern. Bei Oyaso bauen wir genau dafür ein Werkzeug, das einfach und intuitiv bleibt.
Ihr komplettes Netzwerk bleibt an Bord
Die eigenen Spediteur:innen erhalten die Anfrage per E-Mail-Link und antworten direkt. Es ist kein Login, keine Registrierung und keine Gebühr notwendig. So kann das Team mit 100 % des bestehenden Netzwerks weiterarbeiten.
Ein Klick, mehrere Angebote, eine Übersicht
Eine einzige Sendungseingabe erreicht alle ausgewählten Spediteur:innen gleichzeitig. Preis, Laufzeit und Nebenkosten stehen direkt nebeneinander und die Mailsuche entfällt komplett.
Jede Vergabe zählt für Ihre Zahlen
Wir protokollieren bei Oyaso jeden Vorgang mit Zeitstempel und erzeugen daraus Ihre Reports. So gehen Sie mit belegten Frachtkosten in Jahresgespräche und Rechnungsprüfungen.
Wo ordnet sich eine TMS-Software in Ihr System ein?
Zwischen Warenwirtschaft und Dienstleister:in liegt der operative Übergabepunkt. Das Transport Management System setzt ein, sobald aus einer Sendung eine konkrete Anfrage, Vergabe und Dokumentation wird. ERP und Lagerverwaltung bleiben für Auftrag, Material, Bestand und Kommissionierung zuständig. Unsere Transport Management Software fokussiert genau diesen Vergabeschritt.
Der Datenfluss läuft in beide Richtungen:
- Aus dem ERP kommen Gewicht, Maße, Empfänger, Termin und Incoterm.
- Zurück fließen Spediteur, Frachtpreis, Auftragsnummer und Laufzeit.
So erhält das Controlling, der Vertrieb und die Auftragsabwicklung reale Frachtwerte statt Schätzungen und kann auf derselben Basis Frachtkosten berechnen. Der zweite Anschluss betrifft das Speditionsnetzwerk. Unsere TMS-Software erreicht Partner:innen per E-Mail-Link, über Portale oder per Schnittstelle. Der Link hält auch kleine Regionalbetriebe im Prozess. Was Spediteur:innen konkret sehen, zeigt das Frachtanfragen-Tool für Spediteure.
Transport Management Systeme im Typenvergleich
Für die Auswahl zählt, wie viel Komplexität das Transport Management System tatsächlich übernehmen soll und wie schnell das Team damit produktiv arbeiten kann. Die folgende Tabelle vergleicht drei Systemtypen mit drei unterschiedlichen Schwerpunkten:
Kriterium
Vergabe-TMS von Oyaso
Plattform-Suite
TMS-Modul im ERP
Umfang
Anfrage, Vergleich, Vergabe, Reports, Transportabwicklung, Dokumentation der Kommunikation, Erstellung von Transportdokumenten wie z.B. CMR
Lager, Zoll, Telematik, Zeitfenster, Vergabe
Versand und Frachtkostenbuchung
Zugang für Spediteure
E-Mail-Link, Registrierung entfällt
Registrierung, teils Gebühren
Pflege im ERP-Stammsatz
Aufwand vor der ersten Anfrage
Mailadresse hinterlegen
Registrierung und Einweisung Ihrer Spediteur:innen
Stammdaten und Schnittstelle im ERP
Einweisung
Innerhalb weniger Minuten
In Form von Schulungsreihen
Rollenbezogene Schulung
Stark bei
Tagespreise, Projekte, breites Netzwerk
Kontraktlogistik, sehr hohe Sendungszahlen
Standardsendungen in Serie
Passt zu
Teams mit häufiger Vergabe
Konzernlogistik mit eigenem IT-Team
ERP-zentrierten IT-Strategien
Alle drei Systemtypen gehören zur Kategorie des Transport Management Systems. Der Unterschied liegt in Tiefe, Zugang und Einführungsaufwand.
Das Vergabe-TMS von Oyaso konzentriert sich auf Anfrage, Vergleich, Vergabe und Reporting. Dazu übernimmt es die Transportabwicklung, dokumentiert die Kommunikation mit Ihren Spediteuren lückenlos und erstellt Transportdokumente wie den CMR-Frachtbrief automatisch. Dadurch bleibt das System leichtgewichtig, übersichtlich und in wenigen Minuten einsatzbereit.
Welche Vergabearten deckt eine TMS-Logistik-Software ab?
Zwei Wege, eine gemeinsame Datenbasis: Das Transport Management System muss Tagespreise und feste Raten so abbilden, dass das Team je Relation den wirtschaftlich passenden Weg nutzt. Beim Tagespreis wird eine einzelne Sendung oder ein Projekt angefragt. Das Angebot gilt Stunden oder Tage. Das passt zu schwankendem Volumen und seltenen Relationen. Drei, vier oder fünf Anbieter:innen je Anfrage schaffen einen belastbaren Vergleich, ohne die Rückmeldequote unnötig zu belasten. Wiederkehrende Relationen laufen dagegen über feste Raten aus Preisliste, Tarif oder Ausschreibung. Der entscheidende Punkt ist die Häufigkeit.
- Mehrmals im Monat über mehrere Monate in Anspruch genommen, lohnt sich die feste Rate.
- Bei zwei Sendungen im Jahr erzeugt ihre Pflege zusätzlichen Aufwand.
Die Transport Management Software zeigt, welche Relationen regelmäßig im Spotmarkt landen und wo sich ein Tarif anbietet. Sondermaße, Schwergut und Anlagenteile bleiben beim Tagespreis, auch wenn für Standardsendungen eine Preisliste existiert. Spezialist:innen kalkulieren Genehmigungen, Begleitfahrzeuge und Vorlauf. Zeichnungen und Schwerpunktangaben gehen direkt mit der Anfrage.
Kennzahlen für Ihre digitale Transportsteuerung
Vier Werte machen aus Einzelvergaben eine steuerbare Datenbasis. Das Transport Management System zeigt, wie Preise, Reaktionsverhalten und Vergabeentscheidungen sich über die Zeit entwickeln. Das ist eine wichtige Grundlage für Einkauf, Logistik und Jahresgespräche:
Frachtkosten je Strecke und Kilogramm
Sie sind der Grundwert für belastbare Vergleiche. Eine Normierung auf Gewicht oder Lademeter trennt die Preisentwicklung von der Sendungsgröße und schafft eine konsistente Zeitreihe.
Preisabstand
Die Spanne zwischen günstigstem und teuerstem Angebot zeigt, wie stark der Wettbewerb auf einer Relation tatsächlich ist. Große Abstände sind ein Signal, Leistung, Laufzeit, Fahrzeugtyp und Nebenkosten genauer zu prüfen.
Rückmeldequote
Der Anteil beantworteter Anfragen zeigt, welche Spediteur:innen verlässlich reagieren. Niedrige Quoten kosten Vergabezeit und schwächen den Vergleich, auch wenn kein Auftrag vergeben wird.
Vergabequote
Der Anteil gewonnener Anfragen zeigt, wie ausgewogen die Vergabe verteilt ist. Sehr hohe Werte bei einzelnen Partner:innen können auf zu wenig Wettbewerb in der Auswahl hinweisen.
Ein Detail sorgt für saubere Reports, ohne dass Ihr Team es manuell im Blick behalten muss: Oyaso hält Relationen und Spediteur:innen einheitlich fest, korrigiert eigene Fehler und verhindert sie so. „Stuttgart–Mailand“ bleibt „Stuttgart–Mailand“ – nie „S–Mailand“ oder „Mailand ab Werk 2″. So entstehen von Anfang an sauber vergleichbare Reports, statt aufwendiger Datenbereinigung im Nachgang.
Wie macht das Transport Management System Kostenhebel sichtbar?
Diese Hebel wirken direkt auf die Kostenbasis einer Transportsoftware:
- Ein großer Preisabstand zeigt Relationen, auf denen zusätzliche Anbieter den Wettbewerb stärken.
- Dokumentierte Angebote machen Abweichungen in Frachtrechnungen sichtbar, bevor sie freigegeben werden.
Monatlich ausgewertet lassen sich so Transportkosten senken und Preisspitzen früher erkennen. Der Effekt wird mit jeder Vergabe belastbarer, weil die Datenbasis im Transport Management System wächst und Entwicklungen nicht aus Einzelwerten abgeleitet werden müssen.
Fragen an Logistiksoftware-Anbieter:innen – und woran Sie die richtige Antwort erkennen
Wer für den Bereich Logistik Software-Anbieter:innen auswählt, sollte sie vor allem im Alltag testen. Ein Transport Management System überzeugt erst, wenn Bestandsspediteur:innen mitmachen, Prozesse nachvollziehbar bleiben und der Einführungsaufwand zum Team passt. Diese acht Fragen machen Unterschiede zwischen Anbieter:innen schnell sichtbar:
Prüffrage
Was eine gute Antwort auszeichnet
Wie viele Ihrer Spediteur:innen sind im Test beteiligt?
Anbieter:innen messen die Beteiligung im Pilot und nennen Ihnen die Rückmeldequote. Ein Zugang ohne Registrierung und Gebühr senkt die Hürde. Entscheidend ist der Test mit dem eigenen Netzwerk, nicht eine Referenzzahl.
Deckt das System Tagespreise und feste Raten im selben Vorgang ab?
Ja. Beide Möglichkeiten sind verfügbar und hinterlegte Raten greifen automatisch. Getrennte Module erzeugen doppelte Pflege und schwächen die Übersicht.
Laufen Straße, Luft, See und Bahn im gleichen Vorgang?
Ein Vorgang, mehrere Verkehrsträger, vergleichbare Felder: Getrennte Systeme zerlegen Auswertungen und erhöhen den Abstimmungsaufwand.
Gibt es eine Anbindung für meine ERP oder mein Versandsystem?
Webbasierte Systeme lassen sich in der Regel einfacher anbinden als lokal installierte Altsysteme. Fragen Sie deshalb nach der konkreten Versionsnummer und nach bereits bestehenden Installationen bei vergleichbaren Kund:innen.
Greift eine Freigabe ab festgelegten Beträgen?
Schwellenwerte sind konfigurierbar, Vertretungen hinterlegt und Freigaben protokolliert. Eine Freigabe per Mail außerhalb des Systems unterbricht die Nachweiskette.
Wo steht der Server, wie verschlüsselt das System und welche Rechte hängen an welcher Rolle?
Serverstandort, Verschlüsselung bei Übertragung und Ablage sowie Berechtigungen sind konkret benennbar. Der Auftragsverarbeitungsvertrag muss vor dem Pilot vorliegen.
Wie schnell antwortet der Support und wie hoch liegt die Verfügbarkeit?
Reaktionszeiten und Verfügbarkeit stehen im Vertrag. Zusätzlich muss geklärt sein, wer Spediteur:innen bei Fragen unterstützt, damit der Aufwand nicht beim eigenen Team landet.
Wie lange läuft der Vertrag und welche Frist gilt für die Kündigung?
Die Laufzeit passt zur Pilotphase. Ein Datenexport ist in einem Standardformat möglich. Die Vergabehistorie bleibt beim verladenden Unternehmen.
Tipp: Fordern Sie zu jedem Punkt eine Live-Demonstration mit einer eigenen konkreten Sendung oder mit eigenem Anwendungsfall an. Gute Logistiksoftware-Anbieter:innen zeigen die Abläufe im laufenden System und benennen Grenzen konkret. Unser Überblick zu den Speditionssoftware-Preisen zeigt, wie sich Lizenzkosten nach Anfragevolumen staffeln.
Einführung einer Transportsteuerung in vier Schritten
Kein monatelanges Vorprojekt, keine Schulungsserie für das Speditionsnetzwerk. Ein Transport Management System kann mit einem klar abgegrenzten Pilot starten und Schritt für Schritt in den Regelbetrieb übergehen:
Sofort starten
Zugang öffnen, Mailadressen hinterlegen, erste Anfrage versenden. Der Aufwand liegt bei wenigen Minuten je Spediteur:in. Weil Partner:innen per Link antworten, entfallen Registrierung und Einweisung.
Zuständigkeiten festlegen
Erfassung, Freigabe, Vertretung und Auswertung werden klar zugeordnet. Mehrere Personen sehen dieselben Vorgänge. Das Beste daran? Die Vergabe bleibt auch bei Urlaub oder Krankheit nachvollziehbar. Damit die spätere Auswertung stimmt, hält Oyaso außerdem Relationen und Spediteur:innen einheitlich fest: „Stuttgart–Mailand“ heißt überall gleich, statt einmal so und einmal anders.
Pilotrelation wählen
Eine übersichtliche Strecke, drei, vier oder fünf Anbieter:innen und ein regelmäßiges Aufkommen reichen für den Start. Nach rund zehn Vorgängen zeigen Preisabstand und Rückmeldequote, wie der Prozess im eigenen Alltag funktioniert.
Auswertung etablieren
Ein monatlicher Report wird zur festen Grundlage für Gespräche mit Spediteur:innen. Ab dem dritten Monat entsteht eine Zeitreihe, mit der Trends und Ausreißer sauber getrennt werden können.
Prüfen Sie das Transport Management System mit einer konkreten Sendung oder eigenem konkreten Transport
Warum Sie jetzt ein Transport Management System nutzen sollen? Ganz einfach: Weil jede weitere Vergabe per Mail neue Daten verteilt, Vergleichsaufwand erzeugt und Transparenz kostet.
Bei Oyaso testen wir das Transport Management System deshalb mit echten Sendungen. Unser Team sieht nach wenigen Vorgängen, wie Anfrage, Vergleich, Vergabe und Report zusammenspielen. Das alles erfolgt einfach, intuitiv und ohne Wechsel des bestehenden Speditionsnetzwerks. Möchten Sie die Transportvergabe digitalisieren, prüfen Sie mit einem Transport Management System den eigenen Prozess, sprich: den, der wirklich zählt.
FAQ: Transport Management System
Wie unterscheidet sich ein Transport Management System von einer Frachtenbörse?
Ein Transport Management System organisiert die Zusammenarbeit mit Ihrem eigenen, geprüften Speditionsnetzwerk. Eine Frachtenbörse vermittelt hingegen fremde Kapazitäten. Das TMS hält bestehende Partner:innen im Prozess, während bei einer Börse zusätzliche Prüfungen zu Haftung, Qualität und Versicherungsschutz hinzukommen.
Erfüllt ein Transport Management System Anforderungen an Revisionssicherheit?
Ja, wenn Anfrage, Angebot und Vergabe mit Zeitstempel und Nutzer dokumentiert werden. So entsteht mit einem Transport Management System eine nachvollziehbare Entscheidungskette für interne Revision und Wirtschaftsprüfung. Gesammelte Mailordner werden durch eine strukturierte Dokumentation ersetzt.
Wie arbeiten Transport Management Systeme in Konzernen mit mehreren Standorten?
Eine gemeinsame Transport Management Plattform verbindet lokale Speditionslisten mit einer konsolidierten Sicht. Werke arbeiten mit ihren eigenen Partner:innen in ihrer Landessprache und können lokale Abläufe beibehalten. Die Zentrale erhält Volumen und Preise in einer gemeinsamen Auswertung. Das schafft Transparenz, ohne das Netzwerk zu vereinheitlichen.
Deckt eine TMS-Logistik-Software Gefahrgutsendungen ab?
Ja. Pflichtfelder und Dokumentenanhänge eines Transport Management Systems führen UN-Nummer, Verpackungsgruppe, Klassifizierung und Sicherheitsdatenblatt strukturiert in der Anfrage zusammen. Damit können Spediteur:innen belastbar kalkulieren und Beförderungspapiere korrekt erstellen.
Welche Rolle spielt die Transportsteuerung im CO2-Reporting?
Die Transportsteuerung liefert dafür die Primärdaten aus vergebenen Sendungen. Strecke, Gewicht und Verkehrsträger bilden die Grundlage der Emissionsberechnung. Fehlen diese Daten, beruhen Angaben stärker auf Durchschnittswerten und verlieren im Audit an Aussagekraft.
Welches Transport Management System passt zu kleinen Teams?
Kleine Teams brauchen Übersicht statt Administrationsaufwand. Ein passendes Transport Management System zeigt mehreren Nutzer:innen dieselben Vorgänge, hält Vertretungen einfach und lässt Berechtigungen ohne aufwendige Administration anpassen. Entscheidend ist, dass das Transport Management System im Tagesgeschäft schnell verstanden und konsequent genutzt wird.
Standort
Als Unternehmen haben wir unseren Sitz in Berlin. Von dort aus betreuen wir unsere Kunden in über 40 Ländern weltweit.
