Kako lahko podjetja smiselno izvajajo razpise za tovorni promet oziroma razpise za prevoze

Ni nujno, da se opisani postopek izvaja v natančni obliki. Pošiljatelji nekatere od teh korakov izpustijo, jih kombinirajo ali prilagodijo svojim notranjim procesom.

Pri tem koraku gre za prejem pisnih informacij o ponudniku logističnih storitev. Nato imajo priložnost predstaviti svoje podjetje, vključno z delovnimi metodami, procesi, korporativno mrežo, prodajo in poslovnimi podatki. To vključuje tudi informacije, kot so plačilni pogoji in prevzem odgovornosti. To služi kvalificiranju ponudnikov logističnih storitev in oblikovanju skupine logističnih partnerjev, ki jih je mogoče vključiti v kasnejše kroge razpisov za tovorni promet. Tu so izločeni ponudniki logističnih storitev, ki zaradi svoje korporativne strukture ne pridejo v poštev.

Ponudnike logističnih storitev prosimo, da pojasnijo svoj logistični koncept. Zanjo gre za podrobnejši opis logističnih procesov in postopkov. Kateri prevozniki pred prevozom, glavni prevoz, prevozniki po prevozu se uporabljajo, kako se pošiljke pretovarjajo in pakirajo, kako so prevozi varovani in zavarovani, kateri prevozniki in letalski prevozniki se uporabljajo itd. Iz tega lahko pošiljatelji izpeljejo prednosti in slabosti logistike. ponudnike storitev in v kateri obliki jih lahko uporabite pri lastni transportni obdelavi.

Da lahko ponudniki logističnih storitev oddajo popolne ponudbe tovora, morajo prejeti določene informacije. Da bi to naredili, morajo pošiljatelji prenesti, pripraviti in konsolidirati svoje podatke o pošiljanju iz sistemov za upravljanje transporta (TMS) ali sistemov za načrtovanje virov podjetja (ERP). Poleg tega morajo pošiljatelji navesti, po katerih odnosih ali trgovskih poteh želijo poizvedovati, katere stroškovne točke naj bodo ponujene, s katerimi osnovami za izračun (npr. na pošiljko, zabojnik, TEU, B/L, AWB, carinjenje, teža, prostorninsko razmerje za različne načini prevoza in odnosi). To vključuje tudi podroben seznam strukture pošiljk s številom pošiljk, razredom nevarnega blaga, varnostnim statusom, Incoterms (mednarodni komercialni pogoji) in informacijami o zlaganju. Vsi ti parametri in informacije morajo biti čim bolj natančno definirani v strukturi ponudbe, da lahko ponudniki logističnih storitev oddajo popolne ponudbe, da ni povpraševanj in povečanega komunikacijskega napora ter da so oddane ponudbe resnično primerljive. V nasprotnem primeru ponudnik storitev niti ne more predložiti pravilnih ponudb za tovor, niti jih pošiljatelj ne more ustrezno analizirati in primerjati.

Dokumenti se nato pošljejo vnaprej izbranemu, kvalificiranemu ponudniku logističnih storitev ali pa se shranijo v razpisne portale, razpisne portale in razpisne platforme.

Pri številnih tovornih razpisih in razpisnih platformah se morajo ponudniki logističnih storitev najprej registrirati. Tam boste našli vso razpisno dokumentacijo, vključno z Excelovimi listi, Excelovimi ponudbenimi predlogami, Excelom in matrikami ponudb. Tu lahko ponudniki logističnih storitev pregledujejo vse podatke in specifikacije, pomembne za ponudbo, izpolnjujejo, urejajo, preverjajo in oddajajo ponudbene tabele.

Ponudbe tovora, ki jih posredujejo ponudniki logističnih storitev, je mogoče analizirati in primerjati z različnimi nadzornimi ploščami, standardnimi poročili in poročili po oddaji prve ponudbe. Za še bolj individualno analizo ponudbe lahko podatke izvozite v Excel. Kar otežuje analizo številk, so informacije o cenah, ki so bile predložene kot besedilo. Posamezne postavke stroškov, kot so ležarina, zadržanje, prosti čas skladiščenja, ležarina, lebdeči dizel in gorivo ali pretvorbe menjalnih tečajev, se lahko zelo razlikujejo. Tudi če ti stroški običajno ne nastanejo pri transportu, jih je treba upoštevati pri dodelitvi prevoza ali izbiri logističnega partnerja.

Po kvalitativni presoji prevozne storitve in uspešnosti izvajalca logistične storitve ter primerjavi voznin in prevoznih pogojev se začne zaključek razpisa za prevoz blaga. Individualni pogovori potekajo s ponudniki logističnih storitev. Posamezne vidike logističnega koncepta je možno spreminjati in na novo pogajati o stroškovnih komponentah. To je mogoče tudi v več krogih ali v obliki prevoznih dražb. Nazadnje se pošiljatelji odločijo, pod katerimi pogoji in v kolikšnih obdobjih želijo sodelovati z določenimi ponudniki logističnih storitev. V ta namen se sestavijo prevozne pogodbe in dodelijo doplačila.

V splošnem so vsi podatki o razpisu logističnega ponudnika arhivirani in jih pošiljatelj lahko kadar koli vidi. Dogovorjeni pogoji so običajno shranjeni v pošiljateljevih različnih informacijskih sistemih z nadaljnjimi koraki obdelave v Excelu, tako da so pogoji na voljo za izračun izdelkov, revizijo tovora, kontrolo tovora in kontrolo obračunavanja. S tem dosežemo preglednost in revizijsko varnost.

Ponudba za tovorni promet je zato že v posameznih korakih zelo kompleksna in zahteva visoko raven transportnega in špediterskega znanja. Prav tako morate zelo dobro poznati in znati uporabljati svoje IT sisteme. Ravnanje s podatki in priprava podatkov zahtevata tudi ustrezno znanje. Vse skupaj je precej zapleten proces, ki ga mnogi pošiljatelji podcenjujejo. Če že, to storijo le enkrat na leto ali vsaki dve leti.

Tudi če pošiljatelji izvajajo razpise za prevoz tovora prek e-izvajanja virov, e-naročanja, orodij za spletne dražbe ali drugih platform za prevoz tovora, morajo računati z veliko pripravami in komunikacijskim naporom. Razpisni postopek je zelo zapleten tudi za ponudnike logističnih storitev. Registrirati se morate na različnih portalih in se seznaniti z orodji. Zanje je zelo neugodna predvsem registracija in administracija uporabnikov.

Številne storitve niso posebej prijazne do uporabnika. Opaziti je tudi, da je pogosto velik presežek podatkov brez konkretne uporabe. Obstaja veliko poročil in nadzornih plošč, ki simulirajo preglednost cen, vendar je iz njih težko izpeljati konkretna priporočila za ukrepanje. Merilo za splošni trg je tudi redko uporabno za pošiljatelje, saj se morajo osredotočiti na čim bolj pametno uporabo lastne kupne moči na trgu.

Na splošno številne platforme za razpise in svetovalne storitve za razpise ponujajo relativno nizko razmerje med stroški in koristmi.