Transportausschreibungen und ihr Nutzen für Industrie und Handel

Der bestimmende Faktor für verladende Unternehmen ihre Transportvolumen auszuschreiben sind nach wie vor die Transportkosten. Um den Geldabfluss aus ihrem Unternehmen zu verhindern, gibt es häufig starke Maßnahmen zur Kostenkontrolle, die gerade die Logistik- und Transportkosten betreffen. Deshalb wird versucht die Transportkosten zu senken bzw. in den Griff zu bekommen. Das Reduzieren der Transportkosten muss dabei nicht zwangsläufig mit dem Wechsel des Logistikdienstleisters einhergehen. Um sich einen neutralen Marktüberblick zu verschaffen, werden sogenannte Tendertools eingesetzt. Dennoch kann die Motivation für die Nutzung auch ein geplanter Wechsel des Logistikdienstleisters sein. Dabei können Ausschreibungsplattformen helfen Kontakt zu neuen Logistikdienstleistern herzustellen. Ebenfalls möglich ist der Einsatz von Ausschreibungstools, um sich Konditionen zu neuen Transportstrecken oder veränderten Qualitätsanforderungen einzuholen.

Ein Senken der Transportkosten darf bei den meisten Unternehmen allerdings nicht zulasten der Qualität gehen. Die Zuverlässigkeit der Transportdienstleister ist für Unternehmen sehr wichtig. Gibt es operative Probleme bei der Transportabwicklung hat dies Kundenbeschwerden und Umsatzeinbußen mit negativer Auswirkung auf die Unternehmensentwicklung zur Folge. Preissenkungen auf Kosten der Transportqualität kommt für viele Verlader deshalb nicht infrage.

Unternehmen arbeiten gerne dauerhaft mit Logistikdienstleistern zusammen. Sie schätzen Dienstleister, die flexible auf Veränderungen in der Transportabwicklung reagieren können. Außerdem wird erwartet, dass Dienstleister ein Verständnis für die Produkte des Unternehmens mitbringen, und welche Behandlung bei den Transporten notwendig ist. Dienstleister können sich also von anderen abheben, wenn sie vermitteln, dass Sie mit Verladebedingungen der Versender umgehen und Qualitätsanforderungen berücksichtigen können.

Bei sogenannten Spot- oder auch Adhoc-Angebote handelt es sich um Preisanfragen bzw. Transportangebote zu konkreten einzelnen Sendungen und Transporten. Unternehmen holen sich dabei im Tagesgeschäft tagesaktuelle Angebote für Transporte ein. Selbst wenn ein Unternehmen auf strategische Transportausschreibungen zurückgreift und Raten verfügbar hat, kann es sinnvoll sein Einzelpreisanfragen zu stellen. Da die Kapazitäten der Flugzeuge und Schiffe bzw. deren Auslastung erheblich schwankt, ist es empfehlenswert immer auch Spot-Angebote einzuholen.

Raten-Angebote gelten auch als Frachttarif, Rahmenvertrag oder Rahmenvereinbarung, die für eine gewisse Zeit oder für bestimmte Standorte gültig sind. Dabei werden meist Transportvolumen für ein gesamtes Quartal, Halbjahr oder Jahr ausgeschrieben und vergeben. Die angebotenen Angebotspositionen haben dabei unterschiedliche Berechnungsgrundlagen, z.B. pro Sendung oder kg, und Berücksichtigung verschiedene Gewichts-, Volumenverhältnisse der Sendungen. Daraus lassen sich dann konkrete Frachtkosten je Sendung errechnen, die auch zur Abrechnung kommen. Diese Art der Fracht auszuschreiben erfolgt meistens in einem mehrstufigen Prozess.

Verladende Unternehmen, die nicht das nötige Fachwissen haben, um operative oder strategische Frachtausschreibungen selbst durchzuführen, bzw. denen dies zu aufwendig oder teuer ist, können auf verschiedene Angebote zurückgreifen, die sehr unterschiedliche technische und inhaltliche Konzepte haben.

Ausschreibungssoftware bzw. Tender Management Software sind Dienstleistungen, die einen mehrstufigen IT-gestützten Prozess durchführen und Versendern beim Vorbereiten, Angebote einsammeln, Auswerten, Analysieren und Nachverhandeln eng begleiten. Neben der Software sind dabei auch meist Berater involviert. Dazu kommt ergänzend Excel zum Einsatz, um Angebote hochzuladen. Die Lösungen sind also eine Kombination aus Software, Excel und Beratung. Die Anwendungen sind häufig recht umfangreich und es bedarf meist einer Schulung oder Anleitung. Die Nutzung ist oft hochpreisig und die Vergütung richtet sich nach der erzielten Kostensenkung. Bei diesem Vergütungsmodell haben die Ausschreibungsanbieter ein Interesse an möglichst hohen Transportkostensenkungen und das Augenmerk liegt nicht auf der Qualität der Transporte. Das ist nachteilig für den Verlader.

Individualisierte Software von IT-Unternehmen setzt Ausschreibungsprozesse auf verladende Unternehmen zugeschnitten um. Dafür muss das entsprechende Logistikwissen aber bereits vorhanden sein. Außerdem sind solche Softwareprojekte mit relativ hohen Kosten verbunden.

Frachtenberater helfen Unternehmen in Form von Beratungsdienstleistungen Transportausschreibungen durchzuführen. Sie bringen das fachliche Know-how mit und Koordinieren die Ausschreibung zwischen Versender und Logistikdienstleister. Dabei übernehmen Sie die Kommunikation, technische Umsetzung mit Excel, inklusive Datenauswertung und Moderation des gesamten Ausschreibungsprozesses. Die Leistungen bedürfen einer intensiven Kommunikation, sind hochpreisig, dafür aber sehr passgenau.

Als weitere Möglichkeit Transportausschreibungen durchzuführen bieten sich moderne, schlanke Software-as-a-Service Lösungen auch Websoftware genannt an. Dies sind webbasierte Anwendungen, die deutlich weniger komplex sind als die klassischen Ausschreibungsdienste. Fracht ausschreiben ist mit diesen Tools ohne aufwendige Systemeinführung oder Schulungen möglich. Dabei wird der Nutzer verständlich, nachvollziehbar und effizient durch den Ausschreibungsprozess geführt . Außerdem entfällt die Kommunikation mit einem Berater und die Kommunikation zwischen Verlader und Logistikdienstleister wird nicht verkompliziert. Verlader behalten also die volle Prozesskontrolle über ihre Supply Chain. Dazu steckt in diesen Tools umfangreiches Branchenwissen, wovon Versender ebenfalls profitieren.

Abgrenzen tun sich diese Anwendungen auch über den Preis. Sie bieten Abo-Modelle und Testphasen an, so dass es keine Investitionskosten oder Vertragslaufzeiten gibt. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist damit also entsprechend hoch.