Transportausschreibungen und ihr Nutzen für Industrie und Handel

von Rahel Strupp

Transporte machen den Bärenanteil an den gesamten Logistikkosten eines Unternehmens aus. Deshalb ist der Einkauf von Transportdienstleistungen, auch Frachteinkauf genannt, eines der wichtigsten Themen für verladende Unternehmungen. Dabei geht es im Kern um Transparenz und Effizienz - Frachtausschreibungen und Transportausschreibungen sind das Hauptinstrument, um sich einen Marktüberblick zu verschaffen, Transportkosten zu senken, und Logistikdienstleister auszuwählen. Doch warum schreiben Unternehmen Fracht aus? Was ist ihnen dabei wichtig? Welche Möglichkeiten zum Ausschreiben und zur Frachtvergabe gibt es? Wie funktionieren Frachtausschreibungsprozesse? Auf welche IT-Unterstützung können Unternehmen dabei zurückgreifen und welche Vor- und Nachteile haben sie? Fragen, die sich beantworten lassen.

Gründe für die Frachtausschreibung von Transporten

Der bestimmende Faktor für verladende Unternehmen ihre Transportvolumen auszuschreiben sind nach wie vor die Transportkosten. Um den Geldabfluss aus ihrem Unternehmen zu verhindern, gibt es häufig starke Maßnahmen zur Kostenkontrolle, die gerade die Logistik- und Transportkosten betreffen. Deshalb wird versucht die Transportkosten zu senken bzw. in den Griff zu bekommen. Das Reduzieren der Transportkosten muss dabei nicht zwangsläufig mit dem Wechsel des Logistikdienstleisters einhergehen. Um sich einen neutralen Marktüberblick zu verschaffen, werden sogenannte Tendertools eingesetzt. Dennoch kann die Motivation für die Nutzung auch ein geplanter Wechsel des Logistikdienstleisters sein. Dabei können Ausschreibungsplattformen helfen Kontakt zu neuen Logistikdienstleistern herzustellen. Ebenfalls möglich ist der Einsatz von Ausschreibungstools, um sich Konditionen zu neuen Transportstrecken oder veränderten Qualitätsanforderungen einzuholen.

Qualität der Transporte darf durch Ausschreibungen nicht sinken

Ein Senken der Transportkosten darf bei den meisten Unternehmen allerdings nicht zulasten der Qualität gehen. Die Zuverlässigkeit der Transportdienstleister ist für Unternehmen sehr wichtig. Gibt es operative Probleme bei der Transportabwicklung hat dies Kundenbeschwerden und Umsatzeinbußen mit negativer Auswirkung auf die Unternehmensentwicklung zur Folge. Preissenkungen auf Kosten der Transportqualität kommt für viele Verlader deshalb nicht infrage.

Flexibilität und Verständnis für Transportanforderungen

Unternehmen arbeiten gerne dauerhaft mit Logistikdienstleistern zusammen. Sie schätzen Dienstleister, die flexible auf Veränderungen in der Transportabwicklung reagieren können. Außerdem wird erwartet, dass Dienstleister ein Verständnis für die Produkte des Unternehmens mitbringen, und welche Behandlung bei den Transporten notwendig ist. Dienstleister können sich also von anderen abheben, wenn sie vermitteln, dass Sie mit Verladebedingungen der Versender umgehen und Qualitätsanforderungen berücksichtigen können.

Spot-Anfragen und Spot-Angebote gelten als operative Ausschreibung

Bei sogenannten Spot- oder auch Adhoc-Angebote handelt es sich um Preisanfragen bzw. Transportangebote zu konkreten einzelnen Sendungen und Transporten. Unternehmen holen sich dabei im Tagesgeschäft tagesaktuelle Angebote für Transporte ein. Selbst wenn ein Unternehmen auf strategische Ausschreibungen zurückgreift und Raten verfügbar hat, kann es sinnvoll sein Einzelpreisanfragen zu stellen. Da die Kapazitäten der Flugzeuge und Schiffe bzw. deren Auslastung erheblich schwankt, ist es empfehlenswert immer auch Spot-Angebote einzuholen.

Raten und Tarife gelten als strategische Ausschreibung oder Tendermanagement

Raten-Angebote gelten auch als Frachttarif, Rahmenvertrag oder Rahmenvereinbarung, die für eine gewisse Zeit oder für bestimmte Standorte gültig sind. Dabei werden meist Transportvolumen für ein gesamtes Quartal, Halbjahr oder Jahr ausgeschrieben und vergeben. Die angebotenen Angebotspositionen haben dabei unterschiedliche Berechnungsgrundlagen, z.B. pro Sendung oder kg, und Berücksichtigung verschiedene Gewichts-, Volumenverhältnisse der Sendungen. Daraus lassen sich dann konkrete Sendungskosten errechnen, die auch zur Abrechnung kommen. Diese Art der Frachtausschreibung erfolgt meistens in einem mehrstufigen Prozess.

Tools, Anwendungen und Beratung für Logistikausschreibungen

Verladende Unternehmen, die nicht das nötige Fachwissen haben, um Logistikausschreibungen selbst durchzuführen, bzw. denen dies zu aufwendig oder teuer ist, können auf verschiedene Angebote zurückgreifen, die sehr unterschiedliche technische und inhaltliche Konzepte haben.

Tender Management Software, Frachtenbörsen, Tenderportale mit IT-Ansatz

Ausschreibungssoftware bzw. Tender Management Software sind Dienstleistungen, die einen mehrstufigen IT-gestützten Prozess durchführen und Versendern beim Vorbereiten, Angebote einsammeln, Auswerten, Analysieren und Nachverhandeln eng begleiten. Neben der Software sind dabei auch meist Berater involviert. Dazu kommt ergänzend Excel zum Einsatz, um Angebote hochzuladen. Die Lösungen sind also eine Kombination aus Software, Excel und Beratung. Die Anwendungen sind häufig recht umfangreich und es bedarf meist einer Schulung oder Anleitung. Die Nutzung ist oft hochpreisig und die Vergütung richtet sich nach der erzielten Kostensenkung. Bei diesem Vergütungsmodell haben die Ausschreibungsanbieter ein Interesse an möglichst hohen Kostensenkungen und das Augenmerk liegt nicht auf der Qualität der Transporte. Das ist nachteilig für den Verlader.

Individualisierte Software von IT-Unternehmen setzt Ausschreibungsprozesse auf verladende Unternehmen zugeschnitten um. Dafür muss das entsprechende Logistikwissen aber bereits vorhanden sein. Außerdem sind solche Softwareprojekte mit relativ hohen Kosten verbunden.

Frachtenberater mit manuellem Ausschreibungsprozess

Frachtenberater helfen Unternehmen in Form von Beratungsdienstleistungen Ausschreibungen durchzuführen. Sie bringen das fachliche Know-how mit und Koordinieren die Ausschreibung zwischen Versender und Logistikdienstleister. Dabei übernehmen Sie die Kommunikation, technische Umsetzung mit Excel, inklusive Datenauswertung und Moderation des gesamten Ausschreibungsprozesses. Die Leistungen bedürfen einer intensiven Kommunikation, sind hochpreisig, dafür aber sehr passgenau.

Websoftware überzeugt durch Kosten-Nutzen, Kontrolle und Effizienz

Als weitere Möglichkeit bieten sich moderne, schlanke Software-as-a-Service Lösungen auch Websoftware genannt an. Dies sind webbasierte Anwendungen, die deutlich weniger komplex sind als die klassischen Ausschreibungsdienste. Eine Nutzung ist ohne aufwendige Systemeinführung oder Schulungen möglich. Dabei wird der Nutzer verständlich, nachvollziehbar und effizient durch den Ausschreibungsprozess geführt . Außerdem entfällt die Kommunikation mit einem Berater und die Kommunikation zwischen Verlader und Logistikdienstleister wird nicht verkompliziert. Verlader behalten also die volle Prozesskontrolle über ihre Supply Chain. Dazu steckt in diesen Tools umfangreiches Branchenwissen, wovon Versender ebenfalls profitieren.

Abgrenzen tun sich diese Anwendungen auch über den Preis. Sie bieten Abo-Modelle und Testphasen an, so dass es keine Investitionskosten oder Vertragslaufzeiten gibt. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist damit also entsprechend hoch.

Moderne Websoftware mit entscheidenden Vorteilen

Transportausschreibungen unter Einsatz klassischer Tender Management Software oder Frachtenbörsen sind in der Logistik mittlerweile gut bekannt. Diese Form Fracht auszuschreiben ist allerdings recht aufwendig, zeitintensiv, teuer und belastet möglicherweise das Verhältnis zu den Logistikpartnern, was negative Auswirkungen auf die operativen Prozesse haben kann. Auch Frachtenberater verkomplizieren die Kommunikation zwischen verladendem Unternehmen und Logistikdienstleister, und sind dazu sehr kostenintensiv.

Mit moderner Websoftware lassen sich Ausschreibungen für Verlader sehr gut selbst durchführen. Effizient, zu niedrigen Kosten und mit sehr hohem Nutzen. Angebote einholen, vergleichen und Transportentscheidungen treffen wird Unternehmen damit sehr leicht gemacht.