Was Unternehmen beim Frachteinkauf per e-Procurement berücksichtigen sollten

von Maike Hoffmann

Der Begriff Frachteinkauf oder Transportbeschaffung beschreibt einen Prozess bei dem Unternehmen Transportdienstleistungen an Logistikdienstleister vergeben, nachdem sie diese bewertet haben. Im Regelfall handelt es sich um Industrie- und Handelsunternehmen, die ihre Waren per Luftfracht, Seefracht, Bahnfracht oder LKW zu ihren Kunden oder von ihren Lieferanten transportieren möchten. Um Waren von einem Ort zum anderen zu transportieren setzen Unternehmen Logistikdienstleister, Reedereien oder Airlines ein, die diese Arbeit für Sie übernehmen. Die Auswahl der Logistikpartner und der Transporteinkauf bei diesen Partnern wird Transportbeschaffung oder auch Fracht Procurement genannt. Erfolg dieser Schritt unter Einsatz von Software, wird auch vom e-Procurement oder e-Logistik gesprochen.

Was umfasst die Transportbeschaffung

Beim Transporteinkauf bzw. dem Fracht Procurement kommt es für Unternehmen darauf an, sich einen Überblick zu verschaffen, mit welchen Logistikpartnern sie  auf kurze und lange Sicht zusammenarbeiten wollen. Dabei werden Kriterien festgelegt, wie z.B. Größe und die Art der Dienstleistung, welche die Logistikpartner erfüllen müssen. Dazu sollten Unternehmen beschließen, wie wichtig ihnen gewisse Aspekte, wie z.B. Transportqualität und Transportkosten sind. Gerade die Transportqualität ist dabei häufig ein unterschätzter Punkt, muss bei der Abwicklung doch gewährleistet sein, dass es auch verfügbaren Frachtraum zum angebotenen Preis gibt. Anhand der bestimmten Kriterien können Versender und Importeure dann ihren Frachteinkauf ausrichten und Transporte vergeben.

Transporteinkauf in bei geringem Transportvolumen

Kleinere Versender und Importeure haben ein geringes Transportvolumen. Häufig kaufen oder verkaufen diese Unternehmen ihre Produkte auch inklusive Transportdienstleistungen, so dass sie den Frachteinkauf nicht selbst vornehmen müssen. Sollten sie den Prozess der Transportbeschaffung doch selbst durführen, ist dieser aufgrund des geringen Aufkommens meist recht überschaubar. Die Transporte werden dann mit einigen wenigen oder sogar nur mit einem einzigen Logistikpartner durchgeführt.

Frachteinkauf bzw. Fracht Procurement im Mittelstand

Mittelgroße Unternehmen benötigen aufgrund eines deutlich größeren Sendungsaufkommens meistens einen eigenen Frachteinkauf. Das Sendungsaufkommen dieser Unternehmen konzentriert sich häufig auf mehrere Standorte oder Relationen. Für regelmäßiges Aufkommen werden Preisgültigkeiten von einem Quartal bis hin zu ein oder zwei Jahren vereinbart. Für Sondertransporte oder seltener zu bedienenden Strecken werden Tagespreisanfragen bzw. Spot-Anfragen bei den Logistikpartnern gestellt, mit welchen die Unternehmen zusammenarbeiten. Grundsätzlich richten Unternehmen ihre Transportbeschaffung so aus, dass sie mit einigen wenigen Logistikpartnern zusammenarbeiten. Dabei ist es egal, ob es sich um länger laufende Konditionen oder Adhoc-Anfragen handelt. Bei konstanten Bedingungen in der Transportbeschaffung und ohne operative Unregelmäßigkeiten ist die Zusammenarbeit meist dauerhaft.

Transporteinkauf in Konzernen ist umfangreicher

Größere Unternehmen und Konzerne haben ein nochmal größeres Transportaufkommen, das sich auf diverse Standorte, Kunden und Lieferanten verteilt. Außerdem sind die Höhe der Transportkosten ein bedeutenderer Kostenblock, der entsprechend im Fokus steht. Dadurch organisieren diese Unternehmen ihren Transporteinkauf bzw. das Fracht Procurement etwas anders und greifen, vielmehr noch als kleinere Unternehmen, auf Benchmarks und Transportausschreibungen zurück. Der gesamte Prozess des Frachteinkaufs bzw. Freight Procurements wird meistens von eigenen Abteilungen oder Teams durchgeführt.

Kontrolle der Supply Chain als wichtiger Faktor der Transportbeschaffung

Unabhängig von ihrer Größe ist es für Unternehmen wichtig, sich nicht in ein Abhängigkeitsverhältnis zu einzelnen Logistikpartnern zu begeben. Selbst kleinere Unternehmen, die ihre Transporte mit einem Partner durchführen, halten meistens Kontakt mit mehreren Logistikdienstleistern. Im Mittelstand und bei Konzernen greift man in der Regel auf einen größeren Pool an Logistikdienstleistern zurück. Diese Unternehmen müssen beim Frachteinkauf bzw. Fracht Procurement sicherstellen, dass ihre Transporte verlässlich abgewickelt werden. Deshalb werden immer mehrere Logistikdienstleister gleichzeitig eingesetzt, um das Transportaufkommen bei Verladeproblemen ggf. auch kurzfristig anders abwickeln zu können.

e-Procurement und e-Logistik Anwendung auf dem Vormarsch

In der Transportbeschaffung greifen Unternehmen mittlerweile verstärkt auf digitale Unterstützung zurück. Manuelle Prozesse unter Einsatz von Email und Excel sind gerade beim Frachteinkauf zu zeitintensiv und fehleranfällig. Ausschreibungstools decken allerdings nur einen Teil des Fracht Procurement ab. Plattformen und digitale Speditionen bieten zwar technisch gute Lösungen, sie sind aber auch nur ein Logistikdienstleister unter vielen. Müssen Unternehmen sich auf mehreren Portalen registrieren, ist dies allerdings ineffizient und bietet keinen entscheidenden Vorteil gegenüber bestehenden Prozessen.

Digitale Lösung mit hoher Prozesskontrolle und Prozesseffizienz

Aus diesen Gründen etablieren sich Software-as-a-Service (SaaS) Dienste zunehmend als Standard in der Logistikbranche. Dies sind einfach zu nutzende Tools es Unternehmen ermöglichen manuelle Prozesse im Transporteinkauf schnell zu digitalisieren und gleichzeitig volle Kontrolle über die eigene Supply Chain aufrecht zu erhalten. Diese Dienste werden einfach in bestehende Prozesse integriert, ohne dass eine aufwendige Umstellung oder Systemeinführung durchzuführen ist. Auch Investitionskosten fallen nicht an. Außerdem kann die gewohnte Zusammenarbeit mit bestehenden Logistikpartnern fortgesetzt werden. Durch geringere Kosten, höhere Prozesseffizienz und Kontrolle über die eigene Supply Chain sind SaaS-Dienste ein must-have und bilden den Grundstein zukunftsfähiger Transportbeschaffung.