Wie sich Transportkosten bzw. Frachtkosten senken lassen und ob das sinnvoll ist

von Rahel Strupp

Die Rolle von Logistik und Transportkosten in Unternehmen

Produkt und Produktion sind der Kern eines jeden Industrieunternehmens. Kunden, Marke und Produkt stehen im Fokus der Aktivitäten von produzierenden Gewerben und bestimmen das Handeln und den Erfolg des Betriebs. Logistik und Beschaffung von Transportdienstleistungen sind als ergänzende Unternehmensfunktion organisiert und deshalb wird auch vor allem bei den Transportkosten zuerst der Rotstift angesetzt, wenn es im Betrieb eine neue Sparrunde gibt. Doch der Transporteinkauf ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Denn ohne die Planung, Koordination und Kontrolle der relevanten Güterflüsse, kann weder produziert werden, noch können Kunden beliefert werden. Leichtfertig an der falschen Stelle Frachtkosten bzw. Transportkosten zu senken birgt also große Risiken für die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens.

Transportkosten reduzieren ist ein wichtiger Aspekt in der Logistik

Zu den wichtigsten Zielen von Unternehmenslogistik gehört es, die richtigen Produkte, in der richtigen Menge, im richtigen Zustand (bzw. in der richtigen Qualität), zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort bzw. zum richtigen Kunden zu liefern. Zusätzlich zum Warenstrom sollten auch die richtigen Informationen über die IT-Systeme fließen. Das alles soll jedoch auch zum richtigen Preis gewährleistet werden. Transportkosten einsparen zu wollen ist dementsprechend ein wichtiger Aspekt für die gesamte Logistik, bei dem jedoch einige Punkte berücksichtigt werden müssen.

Verbesserung der Liquidität durch Senken der Transportkosten

Logistik bzw. Transporte leisten einen sehr wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Logistikkosten sind für Unternehmen direkter Geldabfluss. Jeder Euro Transportkosten fließt direkt aus dem Unternehmen ab und beeinträchtigen die Liquidität. Daher ist es für Unternehmen essenziell, die Frachtkosten im Griff zu haben, um die Unternehmensstabilität zu gewährleisten.

Frachtkosten reduzieren wirkt sich auf die Transportqualität aus

Selbstverständlich ist, dass extreme Transportkostensenkungen nicht sinnvoll sind. Werden Transportkosten zu stark reduziert, leiden im Regelfall wesentliche Qualitätsaspekte, wie z.B. Termintreue und Warensicherheit. Unternehmen sollten ihre Transportkosten also auf keinen Fall zulasten der Qualität senken. Mögliche Konsequenzen sind unzufriedene Kunden und sinkender Umsatz mit dauerhaft negativen Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg. Um Transportkosten und Qualität in Einklang zu bringen empfiehlt es sich für Unternehmen die Frachtkostenentwicklung z.B. mit einem effizienten Transportkostenrechner zu beobachten.

Vorteile von Websoftware beim Kalkulieren und beim Senken von Frachtkosten

Zum Kalkulieren, Vergleichen, Auswerten und Senken von Frachtkosten gibt es bereits eine Vielzahl von Angeboten. So werden unter anderem variable und fixe Transportkosten Bestandteile ermittelt. Frachtenberater sind eine Möglichkeit für Unternehmen, sich Transportkosten sehr individuell auswerten zu lassen. In der Regel werden gemeinsam Excel-Vorlagen entwickelt, die Logistikdienstleister ausfüllen. Die Unternehmensberater vereinheitlichen und vergleichen die Daten und geben den Unternehmen Empfehlungen, mit welchen Logistikpartnern sie zusammenarbeiten sollten.

Ausschreibungsplattformen bzw. Tenderplattformen sind externe Dienste und führen einen mehrstufigen IT-gestützten Prozess durch. Dieser besteht aus RFI (request for information), RFP (request for proposal) und RFQ (request for quotation). Ziel dabei ist es, Transportkosten zu senken, und Preisvereinbarungen für einen längeren Zeitraum abzuschließen. Dieser Ablauf ist häufig auch mit einem Wechsel des Logistikdienstleisters verbunden.

Maßgeschneiderte IT von Softwareunternehmen hilft dabei einen Ausschreibungsprozess individuell auf ein Unternehmen zuzuschneiden. Das ist sinnvoll, wenn man als Unternehmen keine externe Software einsetzen möchte. Nachteil hierbei sind sicherlich die hohen Anschaffungskosten.

Für Unternehmen, die keine externe Software für eine Frachtausschreibung einsetzen möchten, eignen sich eigene In-House-Lösungen. Grundlage dafür ist ein hohes internes Wissen für Transport- und Speditionsprozesse. Es ist erforderlich Prozesse zu analysieren und genaue Kriterien für einen Transportkostenvergleich aufzustellen. Andernfalls kommt es aufgrund von fehlendem Verständnis für die gemachten Vorgaben zu Problemen bei der Abfrage von Kosten bei den Logistikpartnern. Nachteilig hierbei ist der hohe Arbeitsaufwand mit entsprechend hohen Personal- und Prozesskosten.

Software-as-a-Service, Websoftware oder auch Cloud-Lösungen sind webbasierte Anwendung, die sich ohne aufwendige Systemeinführung nutzen lassen. Mit ihnen kann man nicht nur Transportkosten ermitteln, der Prozess ist zudem deutlich einfacher als die Transportkosten mit Excel zu kalkulieren. Häufig gibt es flexible Preismodelle ohne fixierte Laufzeit, sodass Unternehmen kein Investitionsrisiko haben und die Nutzung jederzeit einstellen können. Kostenfreie Testphasen vor einer Kaufentscheidung sind normalerweise möglich.

Kosten-Nutzen-Verhältnis ist ein wichtiges Merkmal bei Frachtausschreibungen

Anwendungen und Dienstleistung, mit denen Unternehmen Ihre Transportangebote verwalten und Frachtkosten senken können, unterscheiden sich in drei wesentlichen Punkten. Der erste Punkt ist die Prozesseffizienz, die besagt, wie aufwendig der Prozess zum Transportkosten senken ist. Die Prozesskontrolle stellt den zweiten Aspekt da und beschreibt inwiefern Unternehmen selbständig in der Lage sind, den Prozess ohne die Involvierung Dritter auszuführen. Prozesskosten bilden das dritte Kriterium und bezeichnen die Kosten der externen Anwendung bzw. Dienstleistung oder des firmeninternen Prozesses.

Anhand von diesen Kriterien schneidet webbasierte Software, sogenannte Cloud-Lösungen, am besten ab. Die Prozesskontrolle und Prozesseffizienz sind sehr hoch, während die Kosten der Nutzung sehr gering sind.

Transportkosten reduzieren birgt Risiken für die Geschäftsbeziehung mit Logistikpartnern

Werden Ausschreibungen von Unternehmen dazu genutzt, die angebotenen Konditionen ihrer Logistikpartner deutlich zu drücken, entstehen gegebenenfalls gleich mehrere Qualitätsprobleme in der Abwicklung. Die Zusammenarbeit mit den Logistikpartnern wird möglicherweise belastet, was zu einem dauerhaften Problem in der Geschäftsbeziehung führen kann. Auch ständige Wechsel der Transportdienstleister sind nicht zu empfehlen, da operative Probleme und Wechselkosten den Nutzen der Ausschreibung deutlich reduzieren, wenn nicht sogar aufheben.

Zu hohe Transportkosten mit digitalen Tools in den Griff bekommen

Für Industrie- und Handelsunternehmen ist es von hoher Bedeutung, Transportkosten zu senken bzw. einzusparen und niedrig zu halten, da diese mit unmittelbarem Geldabfluss für die Unternehmen einhergehen. Die Grundlage dafür ist, die Frachtkostenentwicklung zu beobachten und die eigenen Transportkosten korrekt zu ermitteln. Allerdings sollte das Senken von Frachtkosten nicht dazu führen, dass die Qualität der Transporte oder die Zusammenarbeit mit den Logistikpartnern leidet. Das Ausschreiben von Frachten zum Reduzieren von Transportkosten ist daher sinnvoll, um einen neutralen Marktvergleich zu erhalten und marktübliche Transportkosten sicherzustellen. Dafür bieten sich vor allem Softwarelösungen an, mit denen Unternehmen unabhängig, effizient, und mit einem guten Kosten-Nutzen-Verhältnis Transportangebote einholen und vergleichen können. Sie erzeugen einen hohen Mehrwert für Unternehmen und gewährleisten gleichzeitig eine qualitativ hohe Transportabwicklung.

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