Wie Software Beziehungen im Verkauf verändert
IT-gestützte Preisfindung mit Standards verändert den Informationsprozess und strukturiert die Verhandlungen
von Johannes Wählisch
Ob privat oder im Unternehmen: Jeder von uns kauft regelmäßig ein, Produkte oder Dienstleistungen. Bei den meisten von uns läuft dabei unbewusst ein ähnlicher Prozess ab. Wir überlegen, was wir brauchen. Menge, Preis und Qualität, bis zu welchem Zeitpunkt. Wir informieren uns aus Zeitungen, Zeitschriften und dem Internet, fragen Bekannte nach Empfehlungen.
Bei größeren Anschaffungen fassen wir alle Faktoren auf einem Blatt Papier oder in einer Tabelle zusammen, um verschiedene Optionen miteinander vergleichen zu können. Dazu kommen noch viele weichere Kriterien: Wie hat mir der Marktstand und die Produktpräsentation gefallen, wie verständlich war das Angebot? Und vor allem: Wie sympathisch fand ich den Berater? Bei Entscheidungen spielen auch soziale Beziehungen eine große Rolle.
Ähnlich verläuft dieser Prozess auch beim Einkauf von Transportdienstleistungen. Für Versender ist es wichtig, dass ihre Ware unbeschädigt, pünktlich und zu den richtigen Kosten beim Kunden ankommt. Zusammen mit den weicheren Kriterien wie der Beziehung zwischen Verladern und Logistikdienstleistern wird schnell klar, warum es gar nicht so einfach ist, Angebote miteinander zu vergleichen. Deshalb hilft dabei eine gewisse Standardisierung.
Hoher Kommunikationsaufwand
Der Anfrageprozess beginnt mit grundsätzlichen Vorüberlegungen: Welche Informationen und Vorgaben sind bei einer Transportanfrage an die Dienstleister zu schicken? Wichtige Eckpunkte sind etwa Packstück- und Warenart, Abmessungen, Gewichte, Incoterm, Gefahrgut-, Sicherheits-, Routing-, Verlade-Informationen, Währungen sowie Abhol- und Zustellzeiten. Dazu kommen Stapelbarkeit, Temperaturführung, Warenwert, besondere Anforderungen und ganz allgemeine Informationen wie Transportvolumen, Sendungsstruktur oder Abflug- oder Abfahrtsfrequenz. Dafür kann ein strukturierter, checklistenartiger Prozess mit Validierung der eingegebenen Werte bereits eine Orientierungshilfe sein und Einkäufern wie Dienstleistern viel überflüssige Kommunikation ersparen.
Wenn die erforderlichen Parameter festgelegt und die Anfragen verschickt sind, treffen bei Verladern die Angebote ihrer Spediteure ein. Meist als PDF- oder Excel-Datei, E-Mail-Text oder telefonisch. Diese Angebote sind für viele Verlader nur schwer oder erst mit sehr viel Fachwissen vergleichbar.
Angesichts der Fülle an Faktoren, die den Preis beeinflussen, ist es verständlich, dass Angebote einen hohen Informationsgehalt besitzen und man sich mit ihnen gründlich auseinandersetzen muss. Sie zu stark zu vereinfachen, würde die damit tatsächlich verbundenen Leistungen nicht hinreichend abbilden und dadurch zu falschen Vergabeentscheidungen führen. Dennoch ist es auch in Anbetracht der Komplexität und Erklärungsbedürftigkeit von Transportangeboten möglich, Angeboten eine Grundstruktur zu geben, die sie vergleichbar macht. Dabei sollte diese Struktur als eine Art Vermittler verstanden werden, der gleichzeitig Raum für Differenzierung und Individualität lässt.
Kommunikation über zu viele Mailboxen, verteilte Ablageorte und Personen ist ineffizient und nicht mehr zeitgemäß.
Der Einkauf von Transportdienstleistungen ist mit viel Kommunikation verbunden. Zunächst im Vorfeld und bei der Abstimmung der anzubietenden Leistungen, dann beim Vergleich und der Auswahl der Angebote beziehungsweise der Vergabeentscheidung. Auf Verladerseite sind meist mehrere Personen oder Teams aus den Bereichen Logistik, Versand, Einkauf oder Export/Verkauf beteiligt. Wenn die Kommunikation in diesem Prozess über mehrere Mailboxen, Personen, Ablageorte (Excel, Ordner oder ähnliche) und sogar Abteilungen sowie Standorte verteilt ist, wird das sehr schnell ineffizient und ist eigentlich nicht mehr zeitgemäß.
Flexibilität und Einfachheit
Bei der Angebotserstellung arbeiten aufseiten der Dienstleister Teams aus dem Vertriebsinnendienst, dem Außendienst, der Disposition und dem operativen Bereich zusammen. Sie können oftmals aus ihren eigenen Systemen heraus bereits ihre individuellen Angebote erstellen. Wenn diese Teams Anfragen gemeinsam über ein zentrales System bearbeiten, bedeutet das für sie sicher eine Umstellung und in vielen Fällen vermutlich auch einen geringen Mehraufwand, der anzuerkennen ist.
Deshalb sind einige Faktoren wichtig, um ihre Zusammenarbeit zu unterstützen: Die technische Bedienung und Eingabe in einem zentralen System muss einfach sein. Konkret bedeutet das etwa, dass sie sich nicht durch eine Formularwüste kämpfen müssen, kollaboratives Arbeiten möglich ist und keine Installation oder Registrierung benötigt wird. Außerdem dürfen keine Kosten entstehen. Wichtig ist auch, dass es trotz einer strukturellen Standardisierung möglich bleibt, individuelle und flexible Angebote zu erstellen. Dazu gehört auch die Möglichkeit, sein individuelles Angebotsdokument zu präsentieren.
Für die Verlader als Nachfrager und für die Logistikdienstleister auf der Anbieterseite bleibt der direkte persönliche Kontakt wichtig. Verlader brauchen und wollen ihn, weil sie sich sichere, zuverlässige und kostengünstige Transporte wünschen. Logistikdienstleister möchten ihre Leistungen auch im Gespräch bestmöglich erklären. Deshalb besteht ein wichtiger Unterschied zwischen Lösungen, die den Prozess moderieren, auf der einen Seite und Marktplätzen, Frachtbörsen und Plattformen auf der anderen Seite. Letztere verändern bestehende soziale Beziehungen stärker, indem sie etwa auch neue Kontakte vorschlagen oder aktiv in das Matching und die Vergabe eingreifen.
Der Einkauf von Transportdienstleistungen als Prozess ist so komplex, dass der Einsatz von Softwarelösungen sinnvoll und zeitgemäß ist. Sie bieten deshalb einen Mehrwert, weil sie den Prozess sehr schlank umsetzen und mit Checklistencharakter optimieren. Darüber hinaus schaffen sie eine gute Vergleichbarkeit der Dienstleistungen bei hohem Individualisierungsgrad. Eine Anwendung sollte einfach einzuführen sein und die Zusammenarbeit über Teams, Abteilungen, Standorte sowie Landesgesellschaften hinweg ermöglichen. Verlader bringen damit Struktur und Nachvollziehbarkeit in den Transportvergabeprozess und sichern sich relevantes Prozess-Know-how.
Über die Software hinaus bleiben der direkte, persönliche Austausch und die intakte soziale Beziehung zwischen Verlader und Logistikdienstleister wichtig. Die IT-Unterstützung schafft dabei für alle Beteiligten wieder mehr Freiraum, um sich über inhaltliche Leistungen und weiterführende operative Optimierungen in der Supply Chain auszutauschen. Der Prozess wird für beide Seiten besser. (loe)
zuerst erschienen unter: https://www.dvz.de/rubriken/digitalisierung/detail/news/software-veraendert-die-beziehungen-im-verkauf.html