Wie Unternehmen Frachtausschreibungen bzw. Ausschreibungen von Transporten sinnvoll durchführen können

von Rahel Strupp

Frachtausschreibungen bzw. das Ausschreiben von Transporten oder Logistikdienstleistungen gehört mittlerweile für viele große Unternehmen zur Normalität. Sie nutzen E-Sourcing-Plattformen, E-Procurement-Lösungen, Online-Auktionstools, Ausschreibungsplattformen oder Ausschreibungssoftware. Allerdings gibt es auch viele Mittelständler und Konzerne, die wegen des immensen internen Arbeitsaufwands keine Frachtausschreibungen durchführen. Andere Verlader setzen sich gar nicht erst mit dem komplizierten Ausschreibungsprozess auseinander und holen sich keine Vergleichsangebote ein bzw. bekommen Transportangebote ihrer angestammten Logistikpartner in Excel oder PDF-Form.

Der klassische Prozess für Frachtausschreibungen

Der beschriebene Prozess muss nicht in exakter Form durchgeführt werden. Verlader lassen einige dieser Schritte weg, kombinieren sie, oder passen sie ihren internen Prozessen an.

Logistikdienstleister anschreiben oder Request for Information (RFI)

In diesem Schritt geht es darum, in schriftlicher Form Informationen über den Logistikdienstleister zu erhalten. Diese haben dann die Möglichkeit ihr Unternehmen inklusive Arbeitsweise, Prozessen, Unternehmensnetzwerk, Umsatz- und Geschäftszahlen vorzustellen. Dazu gehören auch Angaben wie Zahlungsziele und Haftungsübernahmen. Dies dient dazu Logistikdienstleister zu qualifizieren und einen Pool an Logistikpartnern aufzubauen, die mit in die späteren Runden der Frachtausschreibung aufgenommen werden können. Logistikdienstleister, die aufgrund ihrer Unternehmensstruktur nicht in Frage kommen, scheiden bereits hier aus.

Frachtausschreibung vorbereiten oder Request for Information (RFP)

Logistikdienstleister sind dazu aufgefordert ihr Logistikkonzept zu erläutern. Dabei geht es für sie darum, die logistischen Prozesse und Abläufe näher zu beschreiben. Welche Vorlauf-, Hauptlauf-, Nachlauf-Verkehrsträger werden eingesetzt, wie werden Sendungen umgeladen und verpackt, wie werden Transporte gesichert und versichert, welche Carrier und Airlines werden eingesetzt, etc.. Daraus können Verlader ableiten, welche Stärken und Schwächen Logistikdienstleister haben und in welcher Form man sie bei der eigenen Transportabwicklung einsetzen kann.

Bitte um Angebotsabgabe oder Request for Quotation (RFQ)

Damit Logistikdienstleister vollständige Frachtangebote abgeben können, müssen sie bestimmte Information erhalten. Dazu müssen Verlader ihre Versanddaten aus Transport Management Systemem (TMS) oder Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP) herunterladen, aufbereiten und konsolidieren. Des Weiteren müssen Verlader festlegen, welche Relationen oder Tradelanes sie abfragen wollen, welche Kostenpunkte angeboten werden sollen, mit welchen Berechnungsgrundlagen (z.B. je Sendung, Container, TEU, B/L, AWB, Verzollung, Gewichts-, Volumenverhältnis jeweils für verschiedene Verkehrsträger und Relationen). Dazu gehört auch eine detaillierte Auflistung der Sendungsstruktur mit Anzahl der Sendungen, Gefahrgutklasse, Sicherheitsstatus, Incoterms (International Commercial Terms) und Informationen zur Stapelbarkeit. All diese Parameter und Informationen sollten möglichst genau in einer Angebotsstruktur festgelegt sein, damit die Logistikdienstleister vollständige Angebote abgeben können, es keine Rückfragen bzw. erhöhten Kommunikationsaufwand gibt, und abgegebene Angebote auch wirklich vergleichbar sind. Ansonsten ist es weder für die Dienstleister möglich korrekte Frachtangebote abzugeben, noch können diese vom Versender angemessen analysiert und verglichen werden.

Die Unterlagen werden dann an die vorausgewählten, qualifizierten Logistikdienstleister geschickt bzw. in den Ausschreibungsportalen, Tenderportalen und Tenderplattformen hinterlegt.

Abgabe von Transportangeboten und Konditionen

Bei vielen Frachtausschreibungen und Ausschreibungsplattformen müssen sich Logistikdienstleister erst registrieren. Dort finden sie alle Ausschreibungsunterlagen inklusive der Excel-Sheets, Excel-Angebotsvorlagen, Excel- bzw. Offerten-Matrizen. Hier können die Logistikdienstleister alle angebotsrelevanten Daten und Spezifikationen einsehen, die Angebotstabellen ausfüllen, bearbeiten, kontrollieren und abgeben.

Ergebnisse der Frachtausschreibung bzw. Frachraten vergleichen und analysieren

Die von den Logistikdienstleistern abgegebenen Frachtangebote können nach der ersten Angebotsabgabe mit verschiedenen Dashboards, Standardberichten und Reportings analysiert und verglichen werden. Für eine noch individuellere Analyse der Angebotsdaten können diese in Excel exportiert werden. Was die Zahlenanalyse erschwert, sind Preisinformationen, die als Text abgegeben wurden. So können sich einzelne Kostenpunkte, wie z.B. Demurrage, Detention, lagergeldfreie Zeit, Standgeld, Diesel- und Treibstoff-Floater oder auch Wechselkursumrechnungen erheblich unterscheiden. Auch wenn diese Kosten vielleicht nicht standardmäßig bei Transporten anfallen, sollten sie bei der Transportvergabe bzw. Auswahl der Logistikpartner mitberücksichtigt werden.

Zum Ende der Frachtausschreibung: Verhandeln, Nachbessern und Transportvergabe

Nachdem die qualitative Bewertung der Transportdienstleistung und der Leistungsfähigkeit der Logistikdienstleister vorgenommen und die Frachtraten und Frachtkonditionen verglichen wurden beginnt der Abschluss der Frachtausschreibung. Es werden individuelle Gespräche mit den Logistikdienstleistern geführt. Dabei können einzelne Aspekte im Logistikkonzept geändert werden und Kostenbestandteile nachverhandelt werden. Dies kann auch in mehreren Runden oder in Form von Transportauktionen erfolgen. Abschließend treffen Verlader die Entscheidung unter welchen Bedingungen und für welche Zeiträume sie mit bestimmten Logistikdienstleistern zusammenarbeiten wollen. Dazu werden Transportkontrakte erstellt und Zuschläge erteilt.

Umsetzung nach der Frachtausschreibung: Datenpflege und Überwachung der Konditionen

Generell werden alle Ausschreibungsdaten der Logistikanbieter archiviert und sind jederzeit wieder für die Verlader einsehbar. Die vereinbarten Konditionen werden meist unter weiteren Excel- Bearbeitungsschritten in verschiedenen IT-Systemen des Verladers hinterlegt, sodass die Konditionen für die Produktkalkulation, das Freight Auditing, die Frachtkontrolle und Abrechnungskontrolle verfügbar sind. Dadurch wird Transparenz und Revisionssicherheit erreicht.

Nachteile von Frachtausschreibungen, E-Sourcing und E-Procurement

Eine Frachtausschreibung ist also selbst in seinen Teilschritten sehr komplex und setzt ein hohes Maß an Transport- und Speditionswissen voraus. Außerdem muss man seine IT-Systeme sehr gut kennen und bedienen können. Auch das Datenhandling und die Datenaufbereitung setzt entsprechendes Wissen voraus. Insgesamt ist es ein recht aufwendiger Prozess, den viele Verlader unterschätzen. So wird er von diesen, wenn überhaupt, nur einmal im Jahr oder alle zwei Jahre durchgeführt.

Selbst wenn Verlader Frachtausschreibungen über E-Sourcing, E-Procurement, Online-Auktionstools oder andere Frachtplattformen durchführen, müssen sie mit hohem Vorbereitungs- und Kommunikationsaufwand rechnen. Auch für Logistikdienstleister ist der Ausschreibungsprozess sehr aufwendig. Sie müssen sich bei diversen Portalen registrieren und in die Tools einarbeiten. Gerade die Anmeldung und Benutzerverwaltung ist für sie sehr unvorteilhaft.

Viele Dienste sind nicht besonders benutzerfreundlich. Auffällig ist auch, dass häufig ein großer Datenüberfluss ohne konkreten Nutzen entsteht. Es gibt sehr viele Reports und Dashboards, die Preistransparenz vorspielen, aus denen jedoch nur schwer konkrete Handlungsempfehlungen abgeleitet werden können. Auch ein Benchmark zum allgemeinen Markt ist für Versender selten sinnvoll, muss er sich doch darauf konzentrieren seine eigene Einkaufsmacht am Markt möglichst geschickt einzusetzen.

Generell bieten viele Ausschreibungsplattformen und Ausschreibungsberatungen ein verhältnismäßig niedriges Kosten-Nutzen Verhältnis.

Websoftware vereinfacht Frachtausschreibungen enorm

Eine gute Alternative zur klassischen Frachtausschreibung ist deshalb Websoftware, die verladenden Unternehmen erlaubt, eigenständig Transportangebote von ihren Partnern einzuholen und zu vergleichen. Die Anwendungen sind sehr einfach im Onboarding und in der Anwendung. Nutzer sind nicht auf besonderes Logistikwissen oder die Hilfe von Dritten, wie z.B. Beratern, angewiesen. Diese Webtools bieten dem Kunden hohe Prozesskontrolle, Prozesseffizienz und niedrige Nutzungsgebühren. Damit sind sie anderen Angeboten für Frachtausschreibungen gerade beim Kosten-Nutzen-Verhältnis deutlich überlegen.